Den bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.DB Cargo Belgium ansvarar för godstransporter på järnväg på uppdrag av moderbolaget DB Cargo AG (en del av Deutsche Bahn-koncernen). När behovet av att utöka verksamheten i Belgien uppstod 2018 var man tvungen att agera snabbt för att få den nödvändiga certifieringen.
Ända sedan 2018 har Dries de Craemer lett DB Cargo Belgiens QHSE-avdelning. För att få sin licens så snart som möjligt och komma igång med arbetet började han leta efter en lämplig lösning som gick utöver traditionella system.
”För att bedriva verksamhet som järnvägsföretag i Belgien måste du få ett intyg från regeringen. För att få detta certifikat måste du bland annat kunna bevisa att du faktiskt upprätthåller rutiner, dokumentering, manualer etc. för allting,” säger Dries. Under tidspress behövde han hitta en lösning för att hantera deras dokumentation så snabbt som möjligt.
”Jag var inte bekväm med att hantera våra dokument på traditionellt sätt, på papper eller via SharePoint. Därför började jag leta efter dokumenthanteringssystem på nätet. Mycket slumpmässigt var det så jag hittade Zenya DOC.”
Särskilt YouTube-videorna med fallstudier av kunder fångade omedelbart Dries uppmärksamhet. ”I dessa videor blev det uppenbart för mig att Zenya DOC är mer än ett typiskt dokumenthanteringssystem. Den medföljande Search-appen främjade interaktivitet med anställda I fältet, vilket var något som andra leverantörer inte kunde erbjuda.”
”För oss är det otroligt viktigt att alla I fältet har snabb och enkel tillgång till rätt dokument. De olika typerna av dokument kan kategoriseras efter position i Zenya DOC, och varje dokument har också en egen färgkod.”
Programvaruadministratörer får se alla dokument, medan slutanvändare får bara se de dokument som är relevanta för dem. Denna klassificering efter position säkerställer att dokumentationen är tydlig och lätt att konsultera för alla.
Administratörer kan enkelt ändra de dokument som delas i Zenya DOC. Enligt Dries: ”Eftersom vi har kontroll över vilken typ av information som visas i appen är vi alltid säkra på att våra anställda konsulterar de korrekta och senaste versionerna”.
Zenya håller saker och ting enkla och tydliga för dem som är ute I fältet. Vilket också innebär att det är mer sannolikt att den används. Vi hittade inte denna betydande interaktivitet med anställda på fältet med andra programvaruleverantörer.”
Relativt snart efter Zenya DOC skrev DB Cargo Belgium också under på Zenya FLOW-modulen. Denna utvecklades särskilt för att stödja incidenthantering på arbetsplatsen med hjälp av appen Capture.
”Framgången med Search-appen gjorde det snabbt klart att en användarvänlig app är det bästa sättet att få folk på arbetsplatsen ombord. Och vi ser samma sak med Capture-appen.” Med den här appen kan de anställda mycket enkelt rapportera klagomål, arbetsplatsolyckor, förbättringsidéer eller osäkra situationer till ledningen.
”Tack vare appen kan vi dessutom själva svara på rapporterna, och det är något som de anställda uppskattar. Det motiverar dem att vara mer engagerade i företaget och även att rapportera problem lättare.”
”Om du kan reagera snabbt på de anställdas oro kommer du att märka att de själva också är mer uppmärksamma på de olika utmaningarna inom företaget.”
En enda app där de anställda hittar rätt dokument så snabbt som möjligt och en annan app med vilken de enkelt kan rapportera incidenter: det är ett unikt allt-i-ett-paket där Dries ser enorma fördelar och möjligheter.
”Jag tror att vi nu använder ungefär 70 % av de möjligheter som Zenya erbjuder oss. Vi är dock fast beslutna att få ut mycket mer av det. Detta inkluderar det faktum att vi håller på att rekrytera nya medarbetare via Zenya.”
I det här läget påpekar Dries att de inte behövde börja från noll själva. Han läste i ett kundcase från Infoland om ett företag som stötte på samma problem som DB Cargo Belgium. Deras onboardingflöde beskrevs i fallet, och Dries och hans team kunde själva utöka sin programvara.
”Det är det fina med Zenya. Du får så att säga en modulär produkt som du kan utveckla själv. Då och då träffas man med andra Zenya-användare, fall förklaras och man kan utbyta erfarenheter. Dessutom finns det ett online-community där man kan ställa frågor eller titta på exempel från andra organisationer. Sist men inte minst kan vi alltid räkna med konsulterna från Infoland själva för att få hjälp eller råd.”
Broschyren Zenya FLOW visar dig hur detta kraftfulla incidenthanteringssystem kan användas så att din organisation kan dra lärdom av rapporter och genomföra förbättringsåtgärder.
Den största fördelen med Zenya-apparna är att vi nu har större koll på vad som händer, tillägger Dries. ”Man kan upprätthålla kontakter med människor I fältet på ett effektivare sätt, även om man inte träffar varandra särskilt ofta. Genom apparna är vi säkra på att våra medarbetare har rätt information och att de snabbt kan vidarebefordra rapporter. Dessutom är personalen också otroligt nöjd, vilket naturligtvis är ännu viktigare.”
Att apparna är så användarvänliga ger också en annan fördel. Dries: ”Med Zenyas programvara kan vi verkligen göra intryck vid inspektioner. När det gäller årliga revisioner och säkerhetsinspektioner är det nämligen inte bara det som står på papper som räknas. Ett annat plus är när man kan bevisa att ens tillvägagångssätt är relevant på arbetsplatsen och att man har investerat i programvara som gör det möjligt för de anställda att delta. Zenya hjälper oss följaktligen att uppfylla järnvägsföretagets skyldigheter på flera områden.”
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.
