Het uitvoeren van de PDCA cyclus is vaak de motor van een organisatie om een goed beleid up-to-date te houden. Daarnaast biedt de PDCA cyclus organisaties een goed overzicht m.b.t. ontwikkelingen rondom het betreffende beleid. Maar het in control krijgen van de beleidscyclus blijkt in de praktijk vaak nog best lastig te zijn. Wij geven je enkele tips om het beheers- en stuurbaar te maken!

Wat is de PDCA beleidscyclus?

Voor de mensen die even een opfriscursus nodig hebben, onderstaand nog even kort uitgelegd wat de PDCA beleidscyclus precies inhoudt. De PDCA beleidscyclus is een cyclus die veel voorkomt in de kwaliteitshoek en staat voor Plan, Do, Check, Act:

• Plan
  In deze fase begint u met het opstellen van een jaarplan. Samen met het management wordt er gekeken waar de organisatie nu staat en waar ze op een later moment willen staan. Hierbij wordt er niet alleen naar interne factoren gekeken, maar ook naar externe factoren zoals de wet- en regelgeving. Daarnaast dienen vragen als ‘welke financiële middelen komen bij het jaarplan kijken en hoe worden deze middelen verdeeld?’ ook beantwoord te worden. Uiteindelijk komt men dan tot een sterk jaarplan waar iedereen binnen de organisatie iets mee kan.
• Do
  Om de doelen te bereiken die in het jaarplan worden benoemd, is het noodzakelijk om acties uit te voeren.
• Check
  De uitgevoerde acties in de vorige fase, gaat u tussentijds (meerdere keren) evalueren. Zijn we goed bezig of hebben we eventuele bijsturing nodig om de betreffende doelen tijdig te bereiken?
• Act
  Aan de hand van de conclusies die u trekt uit de check-fase, gaat u weer acties opzetten om er uiteindelijk voor te zorgen dat aan het einde van het jaar het plan naar wens is afgerond.

Hoe zet je een beleidscyclus op?

Je start met het formuleren van de missie en de visie van de organisatie, mits dit nog niet gedaan is. Vervolgens ga je enkele speerpunten (de succesbepalende factoren) op papier zetten die voortkomen uit de missie en visie. Dit wordt ook wel het DNA van het bedrijf genoemd. Vanuit het DNA ga je vervolgens op zoek naar de jaardoelen waar je resultaatafspraken aan hangt. Vervolgens ga je kijken naar een realiseerbare eenheid waarbij je tussentijds kijkt of de realisatie nog in lijn is met de vooraf opgestelde doelen. Uiteindelijk evalueer je dit in de vorm van een jaarverslag.

Hapklare methodiek

Om bovenstaande structureel uit te voeren, raden wij organisaties aan om gebruik te maken van de A3 methodiek. Deze methodiek is namelijk niet alleen makkelijk in gebruik, maar ook eenvoudig uit te leggen aan de rest van de organisatie. Het is een stappenplan waarmee je op een structurele manier goed het jaarplan kunt opstellen. In de webinar opname over de PDCA beleidscyclus (vanaf 03:07), vind je meer informatie over de invulling van de A3 methodiek.

Digitaliseren draagt bij aan een gedegen PDCA beleidscyclus

Een kwaliteitsmanagementsysteem faciliteert een organisatie bij het realiseren van de PDCA beleidscyclus. Alle input die vanuit speerpunten, doelen, het jaarplan etc. komen, worden in het systeem geïdentificeerd zodat er vervolgens analyses op uitgevoerd kunnen worden. Aan de hand van deze analyses kunnen er verbeteracties worden uitgezet en die kunnen vervolgens weer doorvertaald worden naar het beleid, de cultuur, de processen, procedures en ga zo maar door. Om de PDCA beleidscyclus volledig rond te kunnen maken, kan ook de planning en het stukje control plaatsvinden in de software.

Continu inzicht in de voortgang van doelen

Halen we de gestelde doelen? Scoren we de juiste resultaten? En zijn we wel met de juiste dingen bezig? Deze vragen zullen tijdens deze cyclus bij veel organisaties regelmatig de revue passeren. Een kwaliteitsmanagementsysteem kan dit inzicht en overzicht bieden. Zo kan je tijdig je doelen bijsturen (indien nodig) én houd je eenvoudig de directie of het management op de hoogte over de voortgang.

Aan de slag

Enthousiast geworden over het gebruik van de PDCA beleidscyclus? Wij helpen je graag op weg. Heb je vragen of advies nodig? Neem dan contact op met onze specialisten.