Efficiënter de PDCA methode toepassen met software

Het uitvoeren en continu herhalen van de PDCA cyclus kan de motor zijn waarmee organisaties continu verbeteren. Methodisch werken met PDCA biedt organisaties helder overzicht en beter inzicht in ontwikkelingen rondom beleid- en regelgeving. Het In Control krijgen van een beleidscyclus kan in de praktijk lastig zijn, maar met de juiste software en enkele tips en tricks kan het een stuk beheersbaarder en stuurbaarder worden.

Betekenis van het PDCA model

De PDCA beleidscyclus, of de kwaliteitscirkel van Deming, is een cyclus die veel voorkomt in de kwaliteitshoek. Het is een methode voor iteratief ontwerpen en beheren waarmee processen en producten voortdurend kunnen worden gecontroleerd en verbeterd. De PDCA cirkel is ook bekend als de Deming cirkel/cyclus/wiel, de Shewhart cyclus, de controlecirkel/cyclus, of plan-do-study-act (PDSA). 

De PDCA afkorting zelf staat voor: Plan, Do, Check, Act.

Plan – In de Plan fase begin je met het opstellen van een jaarplan. Met het management wordt bekeken waar de organisatie nu staat, en waar het naartoe moet gaan groeien. Hierbij wordt gekeken naar interne factoren (wat is mogelijk) maar ook naar externe factoren (aan welke wet- en regelgeving moeten we voldoen).

Ook wordt er gekeken naar de juiste inzet van financiële middelen. Uiteindelijk is een jaarplan dé rode draad voor de organisatie waar in het volgende jaar gewerkt gaat worden.

Do – Uit een jaarplan komen te nemen acties naar voren. Deze worden opgepakt in de Do fase.

Check – Wanneer de Do fase is afgerond, is het tijd voor de Check. Zijn alle acties uitgevoerd of staan er nog items open? Gaan de doelen bereikt worden? Analyseer hoe het gaat en verzamel genoeg data.

Act – Met de analyse en data uit de Check fase trek je conclusies en zet je de laatste acties op. Aan het einde van de Act fase moet alles afgerond zijn – en zouden dus ook de doelstellingen uit de Plan fase behaald moeten zijn.

PDCA cyclus voorbeeld

In onderstaande afbeelding zie je hoe de PDCA cyclus steeds wordt herhaald voor continu verbeteren. De grijze driehoekjes functioneren als een wig, waarmee de verbeteringen van de afgelopen cyclus geborgd worden op het moment dat men een nieuwe cyclus ingaat.

PDCA in de praktijk

Wanneer je start met het toepassen van de PDCA cirkel op jouw bedrijfsvoering, dan start je met het formuleren van de missie en de visie van de organisatie. Vervolgens zet je enkele succesbepalende factoren die voortkomen uit deze missie en visie, op papier. Deze speerpunten vormen het DNA van jouw bedrijfsvoering.

Vanuit dit DNA ga je op zoek naar jaardoelen, waaraan je resultaatafspraken en acties hangt. Tijdens de uitvoering van de acties blijf je de hele periode tussentijds checken om te kijken of de uitvoering in lijn ligt met de resultaatafspraken. Aan het einde van de cyclus evalueer je hoe alles verlopen is, en maak je verslag op wat je kunt meenemen in de volgende cyclus en in je jaarplan.

Meer lezen over hoe PDCA in de praktijk? Lees hoe de PDCA-cyclus bij Radboudumc wordt ondersteund door Zenya.

PDCA cirkel toepassen met de A3 methodiek

Om bovenstaande structureel uit te voeren, raden wij organisaties aan om gebruik te maken van de A3 methodiek. Deze methodiek is makkelijk in gebruik en eenvoudig om te begrijpen, waardoor je makkelijker draagvlak creëert in je organisatie. Het is een stappenplan waarmee je op een structurele manier goed het jaarplan kunt opstellen.

In de webinar opname over de PDCA beleidscyclus (vanaf 03:07) vind je meer informatie over de invulling van de A3 methodiek. Ben je op zoek naar een template voor de A3 methodiek? Gebruik deze visual:

PDCA software? Gebruik een kwaliteitsmanagement systeem

Wanneer je op zoek bent naar software ter ondersteuning van de uitvoer van PDCA, dan kun je gebruik maken van een kwaliteitsmanagement systeem.

• Zet alle speerpunten, doelen en jaarplannen in dit systeem zodat de hele organisatie weet waar men de informatie kan terugvinden;
• Wanneer je de doelen koppelt aan acties en deze toekent aan medewerkers, kun je vrij eenvoudig vinger aan de pols houden met betrekking tot voortgang;
• Analyseer hoe het gaat en rapporteer naar stakeholders, zodat tijdig actie ondernomen kan worden wanneer je te maken hebt met scope creeps;
• Plan toekomstige acties in en ben In Control.

Wanneer je je PDCA cyclus uitvoert met een kwaliteitsmanagement systeem, dan verzeker je jezelf ervan dat je de tools in huis hebt om efficiënt aan doelen te werken – en ze te behalen.