nlenbe-nlsvdaDén bästa mjukvaran för kvalitets- och riskhantering.

Greenyard Fresh: från lösa filer till ett stabilt system

För en organisation med 150 fast anställda inom livsmedelsindustrin är en sund kvalitetsstyrning av stor betydelse. Greenyard Fresh Netherlands kvalitetsstyrningsavdelning började för flera år sedan behandla information i lösa Word-, Excel- och PDF-filer. På den tiden kunde en kort sökning ta mycket tid i anspråk. För en snabbväxande organisation som Greenyard var det hög tid att hitta en lösning.

Tack vare Zenya, Infolands kvalitetsledningssystem, kunde Greenyard äntligen säga adjö till denna ineffektiva era. Dokumenthantering, kvalitetsprocesser och incidenthantering är nu helt automatiserade. ”Den är öppen och tillgänglig för alla. Vår QM-handbok brukade lagras som en PDF-fil på vår server. En enda person hade hand om förvaltningen. Samtidigt är det så viktigt att kunna dela denna information med så många kollegor som möjligt”, säger Judith Prang från QM-avdelningen på Greenyard Fresh Netherlands. ”Det blev därför mycket svårt att hantera dokument och genomföra en grundlig kvalitetshantering. Det är just detta som vi ville förbättra.”

Logiskt! Kvalitetshantering är naturligtvis grundläggande för ett företag inom livsmedelsindustrin. Ett system som kan förbättra och underlätta förvaltningen och efterlevnaden av QM-handboken är inte bara önskvärt utan nödvändigt. ”Tanken var att dela upp ansvaret mellan flera kollegor med hjälp av Zenya. Dessutom måste det bli lättare att hantera och ändra dokument.”

KundGreenyard Fresh Netherlands
ModulDOC, FLOW, RISK, CHECK
Bransch

Sökandet efter den perfekta matchningen

Sökandet efter rätt leverantör var inte svårt enligt Judith: ”Vi hade kontakt med flera företag. Vi valde till slut Infoland, eftersom det är ett nederländskt företag och dessutom ett lokalt företag i vårt område.”

För Greenyard var utsikten till hög kvalitet också en stor lockelse. ”Infolands applikationer används ofta inom sjukvården och här är kvalitet, säkerhet och effektivitet naturligtvis mycket viktiga. Om Infoland kan hantera detta på ett bra sätt inom hälso- och sjukvården, kan man förvänta sig att det också kommer att tillämpas på ett bra sätt inom livsmedelsindustrin. Så en hög nivå av kvalitetshantering inom hälso- och sjukvården är ett bra riktmärke.”

Om organisationer vill leverera till detaljhandeln krävs en välorganiserad och dokumenterad kvalitetsavdelning. Att ha en lika hög nivå på kvalitetsstyrning som inom hälso- och sjukvården tror jag är ett bra riktmärke!”

Judith Prang
QM-avdelning Greenyard Fresh Netherlands

Ett komplext kvalitetsledningssystem med hög användarvänlighet

Även om Zenya är användarvänligt verkar Infoland ändå skilja sig från sina konkurrenter. ”Systemet är komplext, men fungerar i slutändan mycket enkelt för slutanvändarna. Den här användarvänligheten är verkligen nödvändig för oss och det var en av de viktigaste anledningarna till att vi valde Zenya.

Dessutom är det trevligt att både Zenya DOC och Zenya FLOW passar bra ihop. Vi har också möjlighet att använda ett system för total kvalitetsstyrning för vår verksamhet. På detta sätt kan alla kvalitetsfacetter betjänas på ett användarvänligt sätt.”

Att tillhandahålla information i en växande organisation

Greenyard Fresh Netherlands håller fortfarande på att utvidga systemet inom organisationen. Men ju större användargruppen blir, desto mer komplicerat kan informationsförsörjningen bli. Naturligtvis kan inte alla vara medvetna om vad som händer på andra avdelningar. ”Zenya-programvaran gör denna tillväxt mycket enklare. Det är enkelt att hantera kundklagomål och incidenter i Zenya. Jag är glad att vi samarbetar med Infoland. Kvalitetshanteringssystemet är nu mycket mer öppet för alla kollegor och det är också mycket lättare att söka information.” Eller som Judith själv uttrycker det: ”Jag vill inte vara utan den längre!”

Men förutom dokumentationen går utvärderingarna också mycket snabbare med det nyligen införda kvalitetsledningssystemet: ”Du trycker på en knapp och det är klart. Tidigare var vi tvungna att manuellt dokumentera utvärderingar av kundklagomål, till exempel i en Excel-fil, och det tog mycket tid. Frågan är inte längre aktuell. Vi kommer nu också att använda Zenya, till exempel när vi hanterar kontrakt på andra avdelningar. På så sätt får chefen automatiskt ett meddelande när ett kontrakt löper ut. Detta ger oss i sin tur mer utrymme för andra saker.”

Systemet är komplext, men fungerar mycket enkelt för slutanvändarna. Jag vill inte vara utan den längre!”

Judith Prang - Greenyard Nederland - Klein formaat foto
Judith Prang
QM-avdelning Greenyard Fresh Netherlands

Behovet av kvalitetsstyrning inom livsmedelsindustrin

För mer än 20 år sedan var livsmedelsindustrin en helt annorlunda sektor. I dag är det nödvändigt att ha en välorganiserad och dokumenterad kvalitetsavdelning om organisationer vill leverera till detaljhandeln. Fokus ligger inte längre bara på själva organisationen. Under tiden tittar man på hela kedjan! Varifrån kommer produkten? Uppfyller odlaren i Sydamerika eller Kina kraven från en specifik kund? Med andra ord: kvalitet blir helt enkelt allt viktigare. Därför vill jag också rekommendera Zenya-programvaran till andra Greenyard-anläggningar så att vi kan maximera kvalitetsstyrningen som en hel organisation.”

Samarbete med Infoland

”Sammantaget är jag mycket nöjd med Zenyas programvara för kvalitetshantering. Jag vill helt enkelt inte vara utan den längre! Skillnaden mellan att arbeta i separata filer och Zenya är enorm. Du har byggt upp en struktur som gör det lättare att söka än att bläddra i lösa mappar med separata filer. Särskilt när du inte är bekant med ett specifikt dokument. Exempelvis kan du helt enkelt skriva in ett ord i systemet och systemet går omedelbart igenom alla texter som innehåller detta ord. Resultatet: du hittar omedelbart det dokument du söker. Detta är lätt inte bara för mig utan också för alla andra anställda”.

Undrar du vad Zenya kan göra för din organisation?

Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.