nlenbe-nlsvdaDén bästa mjukvaran för kvalitets- och riskhantering.

Kela optimerar affärsprocesser med Zenya-moduler

I 80 år har det belgiska familjeföretaget Kela specialiserat sig på produktion och distribution av human- och veterinärmedicinska läkemedel. Företaget har filialer i flera länder, sysselsätter cirka 330 personer och har sina största marknader i Europa, Asien och Afrika.

Stefan Langers är chef för affärsprocessen på Kela. I takt med att Kela växte blev effektivitet, konsekvens och överblick allt viktigare för företaget. För några år sedan startade Stefan därför ett projekt för att beskriva och optimera alla affärsprocesser inom Kela.

KundKela
ModulDOC, FLOW, CHECK
Bransch
Stefan Langers från Kela berättar om Zenya
Stefan Langers från Kela berättar om Zenya

Spara tid med effektiv dokumenthantering

”För tre år sedan började vi leta efter ett dokumenthanteringssystem där vi kunde göra beskrivningarna av våra processer tillgängliga för alla anställda”, säger Stefan. ”Vi hittade till Infoland genom en gemensam kontakt. Vi var särskilt intresserade av kombinationen med Zenya FLOW.”

Kela använder Zenya DOC för att hantera bland annat SOP:ar (arbetsinstruktioner för personal på verkstadsgolvet), säkerhetsinstruktioner och säkerhetsdatablad. ”Den största fördelen med Zenya DOC är att alla godkännanden sker elektroniskt. Detta brukade göras manuellt och krävde ibland mycket arbete.”

Under tiden har en stor del av alla processer inom FPA redan beskrivits. Nu handlar det främst om att optimera dessa processer och delvis automatisera dem med Zenya FLOW.

Ett heltäckande anmälningssystem

”Enligt GMP, en lagstiftning inom läkemedelsindustrin, måste alla avvikelser inom en viss process rapporteras”, förklarar Stefan. ”Det är precis vad vi använder Zenya FLOW till. Görs en viss process på ett annat sätt än vad som beskrivs? Då kan det lätt rapporteras. Den når sedan vår kvalitetsenhet som i sin tur bedömer avvikelsen och dess påverkan.”

Stefan och hans kollegor har redan skapat många olika flöden. ”För att begära ändringar av apparater och produkter, för att lämna in en begäran om destruktion av material, för att börja nyanställa, för arbetstillstånd, … Vi bygger alla våra flöden själva och kan lägga till funktioner, fält och så vidare precis som vi vill.”

Den största fördelen med Zenya DOC är att alla godkännanden nu sker elektroniskt i stället för manuellt. Det sparar oss mycket tid.”

Stefan Langers van Kela vertelt over Zenya
Stefan Langers
Chef för affärsprocesser på Kela

Säkerhetsrundor med Zenya CHECK

Förutom Zenya DOC och Zenya FLOW använder företaget även Zenya CHECK för att skapa interna frågeformulär. Dessa frågeformulär används vid gemba walks.

”En gemba walk är en slags säkerhetsrunda inom en viss avdelning”, säger Stefan. ”Under vandringen kontrolleras olika saker av ledningsgruppen, till exempel personlig skyddsutrustning, brandsäkerhet, renlighet, … detta görs med hjälp av ett frågeformulär. Vi lägger upp resultaten i Zenya CHECK efteråt, så att en rapport kan upprättas. På så sätt centraliseras alla frågeformulär och resultat och det är tydligt för hela FPA var förbättringar kan göras.”

Digital utbildning i anpassad takt

Företaget har också nyligen börjat använda iQualify, ett verktyg för e-lärande. ”Vi undersöker fortfarande exakt hur vi vill använda iQualify, men vi använder det redan för att ge intern utbildning. Vi sammanställer själva utbildningen och lägger till ett test i slutet. Medarbetarna kan själva välja när de vill ta del av informationen och göra testet.”

”Fördelen är att vi med iQualify kan ingripa snabbt om vi upptäcker problem med en viss process. Vi sätter sedan ihop vår egen utbildning kring detta och låter de anställda genomföra den.”

Stefan säger att det tidigare inte alltid har varit lätt att få ihop alla på ett fysiskt möte. Med iQualify är detta inte längre nödvändigt. ”Alla har fått en halvtimme att delta i ett kort utbildningstillfälle. Dessutom erbjuder iQualify en praktisk instrumentpanel där du kan kan se hur många som redan har deltagit i en viss utbildning och vilka resultat de har uppnått.”

Stefan Langers från FPA genomför säkerhetsrundor med en kollega i Zenya
Stefan Langers från FPA genomför säkerhetsrundor med en kollega i Zenya.

Vi gillar särskilt Zenyas flexibilitet. Har någon av våra anställda en kommentar till ett flöde? Inga problem: vi kan på ett säkert sätt arbeta med det internt.”

Stefan Langers van Kela vertelt over Zenya
Stefan Langers
Chef för affärsprocesser på Kela

Skapa och validera dina egna flöden

Stefan och hans team skapar alla flöden själva, men tar alltid hänsyn till de personer som ska använda flödena. ”Feedback som vi lätt kan anpassa till våra anställda. Men vi skulle inte vara i läkemedelsbranschen om vi inte gjorde det lite mer komplicerat”, skrattar Stefan. Företaget tar även hand om valideringen av alla flöden helt på egen hand.

“Denna validering är ett krav i lagstiftningen. Precis som med nya apparater måste nya processer valideras, och vi måste också dokumentera denna validering.”

Vid varje ny process och varje ändring utarbetas först specifikationer för användarkraven, där man beskriver vad flödet exakt ska göra (t.ex. beskriva en avvikelse, genomföra en ändring osv.). Därefter testas flödet, allt dokumenteras och måste godkännas av olika parter. Är allt i sin ordning? Först därefter kan flödet användas i produktionsmiljön.

En inspirerande gemenskap

”Det går väldigt smidigt att installera flöden”, säger Stefan. ”Och om vi har några problem eller frågor kan vi kontakta Infolands helpdesk där vi alltid får snabba svar.”

Stefan tycker dessutom om att besöka Infoland-community. ”Jag tittar regelbundet för att se om det finns användare med samma frågor som vi”, säger han. Om Stefan ser intressanta ämnen i gemenskapen kan han eller någon av hans kollegor lätt påbörja arbetet med att återskapa ett visst flöde.

Han nämner att detta är programvarans största tillgång. ”Är det någon som har en idé eller en kommentar? Man får inte tveka att berätta om det. Det finns goda chanser att vi sedan kan arbeta med det själva.”

Download de Zenya brochure

Vill du veta mer om hur du kan arbeta effektivare med Zenya FLOW?

Ta reda på hur din organisation kan dra nytta av Zenya FLOW. Fråga efter broschyren utan några som helst förpliktelser.

Undrar du vad Zenya kan göra för din organisation?

Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.