Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Het succes van software implementatie valt of staat bij hoe de software na implementatie gebruikt wordt. Niet iedereen is altijd even happig op het in gebruik nemen van nieuwe software. Hoe zorg je er nu voor dat software goed ontvangen wordt binnen jouw organisatie?
Met de best practices en checklist voor de implementatie van software (met 5 waardevolle tips) uit dit artikel vergroot jij draagvlak binnen jouw organisatie en verhoog je de kans op volledige adoptie.
Nieuwe software wordt geïntroduceerd en geïmplementeerd, waarna het de bedoeling is dat men er direct mee gaat werken. Maar lang niet iedereen kan, of wil, hier altijd direct in mee. Sommige mensen zien direct ermee aan de slag gaan meer als een uitdaging, terwijl het voor anderen echt kan leiden tot weerstand.
Wanneer implementatie leidt tot weerstand, dan kun je mensen niet dwingen. Wanneer men er geen zin in heeft of niet inziet waarom de oude manier van werken niet meer toereikend is, dan is men ook niet bereid om over de nieuwe software te leren.
Het loont in zo’n geval om eerst meer draagvlak onder medewerkers te creëren. Je zult zien dat met meer draagvlak, software makkelijker geadopteerd wordt. Met een goed stappenplan voor implementatie van software kom je hierbij al een heel eind.
Wanneer je draagvlak wilt creëren voor verandering, of voor acceptatie van een implementatieplan voor software, dan kun je je medewerkers ook benaderen alsof zij je klant zijn. Bij een nieuwe klant je product over de bühne gooien en hopen op een goede afloop is meestal ook niet heel succesvol.
Op welke manier kun je dit dan wel aanpakken?
Bij de adoptie van nieuwe software werkt het eigenlijk hetzelfde. Zoek uit welke behoefte je medewerkers hebben bij hun werkzaamheden en bepaal op welke manier deze behoefte ingevuld kan worden. Je zult zien dat mensen op deze manier al een stuk meer openstaan voor verandering.
TIP: Maak ook zeker gebruik van de 10 tot 15% van je medewerkers die wél enthousiast zijn over de nieuwe software. Deze mensen zijn er ook altijd, en zij zijn de ideale ambassadeurs van je project. Over het algemeen zullen zij weinig moeite hebben met de overstap en er maar wat graag over praten – dus ook met de mensen die in eerste instantie niets zien in de nieuwe oplossing.
De ontwikkelingen op softwaregebied staan nooit stil, en dus heb je altijd te maken met nieuwe of vernieuwde software. Jouw organisatie is dus lang niet de enige met de behoefte aan het vergroten van draagvlak voor adoptie van nieuwe software.
Wil je met jouw organisatie aan de slag met nieuwe software? Maak dan gebruik van best practices.
Met de volgende 5 tips in je implementatieplan voor nieuwe software kun jij draagvlak vergroten.
Start bijvoorbeeld een werkgroep met inbreng over hoe de nieuwe software gebruikt gaat worden. Zo’n werkgroep kan jou van waardevolle informatie voorzien, bijvoorbeeld waaraan de nieuwe software moet voldoen. Je kunt meestal niet aan alle voorwaarden voldoen. Maar op deze manier kun je mensen wel meenemen in beslissingen en overwegingen.
Met zo’n werkgroep geef je een duidelijk signaal af dat je luistert naar de eindgebruiker. Dit geeft mensen het gevoel dat men inspraak heeft, waardoor verandering makkelijker geaccepteerd wordt.
Start meteen met het duidelijk maken van de noodzaak voor verandering. Stel hierbij vragen als:
Leg hierbij de nadruk op voordelen, zoals tijdwinst, beter of makkelijker samenwerken, of meer overzicht waarmee eenvoudiger gerapporteerd kan worden.
Wanneer je op deze manier omgaat met verandering, dan zullen mensen ook gaan inzien dat de oude manier van werken niet meer houdbaar is. Dat het beter kan. En dat dit dus kan op de manier waarop jij voorstelt; bijvoorbeeld met de ingebruikname van de nieuwe software.
Is de implementatie onderweg? Laat dan regelmatig aan de organisatie weten hoe het gaat.
Ben in je communicatie open en eerlijk, over zowel de successen als de uitdagingen en valkuilen. Leg duidelijk uit waarom bepaalde keuzes gemaakt worden, of juist niet.
Dit soort eerlijke, open communicatie is belangrijk omdat je hiermee enthousiasme én begrip creëert. Dit begrip is belangrijk om te hebben op het moment dat het even niet gaat zoals het gepland is. Bovendien geeft heldere, regelmatige communicatie alle medewerkers de tijd om te wennen aan het idee dat men straks op een andere manier gaat werken.
Heb je al een datum waarop je de software wilt lanceren? Noem deze dan ook zodat mensen er naartoe kunnen gaan leven.
Voordat je overgaat tot implementatie, heb je natuurlijk al een idee over de software. Je laat de IT-afdeling het een en ander uitproberen, en je kijkt of het voldoet aan de wensen vanuit de organisatie. Vergeet hierbij niet dat andere afdelingen op andere manieren tegen software aankijken. De professionals die uiteindelijk met de software gaan werken zullen op een andere manier naar de software kijken dan jijzelf, of de IT-afdeling.
Vaak kom je er pas echt achter hoe software werkt wanneer de professionals het uitproberen. Betrek deze mensen dus vroeg bij de keuze voor het nieuwe softwarepakket, en luister naar hun feedback.
Je hoeft niet alle gebruikers te laten testen. Maak bijvoorbeeld weer gebruik van de eerder in het leven geroepen werkgroep. Betrek er hooguit nog een paar anderen bij. Maak gebruik van sociale conventie: zet die collega’s in waar anderen tegenop kijken. Want als zij de nieuwe oplossing wel oké vinden, dan is de kans groot dat de anderen hierin mee zullen gaan.
Dit is ook het moment waarop je trainingen kunt gaan aanbieden.
Let erop dat iedereen op een andere manier leert. Maak de trainingen dus ook toegankelijk voor iedereen die met de software moet gaan werken. Hoe meer mensen je goed kunt trainen, hoe beter het plan van aanpak voor implementatie van de software gaat werken.
Successen moeten gevierd worden, en de succesvolle lancering van nieuwe software mét behulp van een positief draagvlak vanuit medewerkers is absoluut een succes. Reden voor een feestje!
Wanneer medewerkers de implementatie maar ook de lancering als prettig ervaren, dan is dit een belangrijke stap in de richting van adoptie. Een lanceerfeestje kan hieraan bijdragen. Dus huur die barista in, bestel lekker eten en versier de boel met slingers en ballonnen. Leg mensen in de watten en bedank ze voor een positieve bijdrage. Verzeker jezelf ervan dat niemand om de lancering heen kan, zodat men de dag erna met een goed gevoel met de nieuwe software gaat werken.
Tijdens het feestje maar ook in de dagen erna is het belangrijk dat de eerste gebruikers goed opgevangen worden. Laat niets aan het toeval over. Laat weten wie getraind is en wie dus kan helpen en zorg ervoor dat vragen direct beantwoord kunnen worden. Zo blijft dat goede gevoel lekker plakken.
Niet geheel onbelangrijk; zorg er ook voor dat alle managers, leidinggevenden en IT-medewerkers vanaf het eerste moment het juiste voorbeeld geven. Want als zij niet achter de lancering van de nieuwe software staan, waarom zouden andere medewerkers dit dan wel doen?
Dus alle hens aan dek, handjes de lucht in en knallen met die fuif!
Na de lancering van nieuwe software moet het gebruik ervan in de organisatie ingebed worden. De IT-afdeling is al weer met het volgende project aan de slag, maar de professionals gaan het nu pas echt gebruiken. Dit is hét moment waarop je pas echt te maken krijgt met vragen of problemen, en waarop goede support onmisbaar is.
Is in deze acceptatiefase geen antwoord of oplossing beschikbaar? Dan loop je het risico dat mensen terugvallen in oude gewoonten. De nieuwe applicatie wordt van de telefoon afgegooid (of gewoon niet gebruikt), of er wordt een rollback naar een oudere versie gedaan. We gaan gewoon weer lekker verder zoals we het altijd al deden, want? Zo werkt het tenminste wél.
…met dus ook alle gevolgen van dien voor de organisatie én voor de adoptie van de nieuwe software.
Verzeker jezelf er dus van dat de nazorg van de software implementatie goed geregeld is. En dat men weet waar ze terecht kunnen bij problemen. Blijf ondersteuning bieden, en je vergroot de kans dat men de software blijft gebruiken – lang nadat de implementatie is afgerond.
Adoptie stopt niet na de eerste dag, week of zelfs maand. Het is een doorgaand proces.
Het mag dus duidelijk zijn; software adoptie is mensenwerk. En er komt meer kijken bij implementatie dan alleen trainen of lanceren. Het creëren van draagvlak is essentieel. Alleen medewerkers met intrinsieke motivatie zullen de software gaan gebruiken én blijven gebruiken.
Heeft jouw organisatie de zinnen gezet op implementatie, van bijvoorbeeld de Zenya software? Weet je niet precies waar je moet beginnen, heb je hulp nodig of wil je gewoon meer weten over de vraag “hoe creëer je draagvlak binnen organisaties”?
Wij hebben ruime ervaring met de implementatie van softwarepakketten of separate modules. We kunnen je hierin ondersteunen en werk uit handen nemen. Neem contact met ons op zodat we er samen voor kunnen zorgen dat jouw software implementatie en de adoptie vlekkeloos verloopt.
T: +32 (0)3 2 03 02 90
E: steluwvraag@infoland.nl
Of neem contact op via het contactformulier.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Spar met ons, online of offline. Vertel ons meer zodat we je kunnen bijstaan met raad en daad. Neem contact met ons op.
