Het succes van software-implementatie valt of staat bij hoe de software na implementatie gebruikt wordt. Niet iedereen is altijd even happig op het in gebruik nemen van nieuwe software. Hoe zorg je er nu voor dat software goed ontvangen wordt binnen jouw organisatie?
Met deze vijf tips vergroot jij draagvlak binnen jouw organisatie én verhoog je de kans op volledige adoptie.
Nieuwe software wordt geïntroduceerd en geïmplementeerd, waarna de organisatie aan de slag kan. Maar lang niet iedereen kan, of wil, hier altijd direct in mee. Sommige medewerkers zien dit als een uitdaging, terwijl het voor anderen echt kan leiden tot weerstand.
Wanneer implementatie leidt tot weerstand, dan kun je mensen niet dwingen. Het loont in zo’n geval om eerst meer draagvlak onder medewerkers te creëren.
Draagvlak creëren betekent eigenlijk dat je toestemming krijgt voor veranderingen die je wilt doorvoeren. Je wil dat medewerkers achter je verandering staan. Je zult zien dat met voldoende draagvlak, software makkelijker geadopteerd wordt. Met een goed stappenplan voor implementatie van software kom je hierbij al een heel eind.
Wanneer je voldoende draagvlak wilt creëren voor verandering, dan kun je je medewerkers ook benaderen als klanten. Bij een nieuwe klant gooi je een nieuw product immers ook niet zo over de bühne.
Op welke manier kun je dit dan wel aanpakken?
Bij de adoptie van nieuwe software werkt het eigenlijk hetzelfde. Zoek uit welke behoefte je medewerkers hebben en bepaal op welke manier deze behoefte ingevuld kan worden. Je zult zien dat mensen op deze manier al een stuk meer openstaan voor verandering.
TIP: Maak ook zeker gebruik van de 10 tot 15% van je medewerkers die wél enthousiast zijn. Deze mensen zijn er ook altijd, en zij zijn de ideale ambassadeurs van je project. Zij zullen maar wat graag praten over de nieuwe oplossing. Dus ook met de mensen die hier in eerste instantie niets in zien.
De ontwikkelingen op softwaregebied staan nooit stil. Je hebt altijd te maken met nieuwe of vernieuwde software. Je bent dus niet de enige die meer draagvlak nodig heeft voor de adoptie van nieuwe software.
Wil je met jouw organisatie aan de slag met nieuwe software? Maak dan gebruik van best practices.
Gebruik de volgende 5 tips om draagvlak te vergroten in je implementatieplan voor nieuwe software.
Start bijvoorbeeld een werkgroep met inbreng over hoe de nieuwe software gebruikt gaat worden. Met zo’n werkgroep geef je een duidelijk signaal af dat je luistert naar de eindgebruiker. Dit geeft mensen het gevoel dat men inspraak heeft, waardoor verandering makkelijker geaccepteerd wordt.
Start meteen met het duidelijk maken van de noodzaak voor verandering. Stel hierbij vragen als:
Leg hierbij de nadruk op voordelen, zoals tijdwinst, beter of makkelijker samenwerken, of meer overzicht.
Wanneer je op deze manier omgaat met veranderingen binnen de organisatie, dan zullen mensen gaan inzien dat het beter kan. Bijvoorbeeld op de manier waarop jij voorstelt; met de ingebruikname van nieuwe software of een nieuw systeem.
Is de implementatie onderweg? Laat dan regelmatig aan de organisatie weten hoe het gaat.
Ben in je communicatie open en eerlijk, over zowel de successen als de uitdagingen en valkuilen. Leg duidelijk uit waarom bepaalde keuzes gemaakt worden, of juist niet.
Dit soort eerlijke, open communicatie is belangrijk omdat je hiermee enthousiasme én begrip creëert. Heldere, regelmatige communicatie geeft medewerkers de tijd om te wennen aan het idee van verandering. Onze nieuwste module Zenya BOOST helpt je om deze communicatie de organisatie in te brengen.
Heb je al een datum waarop je de software wilt lanceren? Noem deze dan ook zodat mensen er naartoe kunnen gaan leven.
Vaak kom je er pas echt achter hoe software werkt wanneer de professionals het uitproberen. Betrek deze mensen dus vroeg bij de keuze voor het nieuwe softwarepakket, en luister naar hun feedback.
Je hoeft niet alle gebruikers te laten testen. Maak bijvoorbeeld weer gebruik van een werkgroep. En van sociale conventie: zet die collega’s in waar anderen tegenop kijken. Want als zij de nieuwe oplossing wel oké vinden, dan zullen anderen hier sneller in mee gaan.
Dit is ook het moment waarop je trainingen kunt gaan aanbieden. Dit kan uitstekend via e-learning, bijvoorbeeld met toetssoftware zoals iQualify.
Maak de trainingen toegankelijk voor iedereen die met de software moet gaan werken. Hoe meer mensen je goed kunt trainen, hoe beter het plan van aanpak voor de implementatie van software gaat werken.
Successen moeten gevierd worden. Zo ook de succesvolle lancering van nieuwe software, mét behulp van een positief draagvlak vanuit medewerkers. Reden voor een feestje!
Wanneer medewerkers de implementatie en lancering als prettig ervaren, dan is dit een belangrijke stap richting adoptie. Een lanceerfeestje kan hieraan bijdragen. Leg mensen in de watten en bedank ze voor een positieve bijdrage. Zo kan men de dag erna met een goed gevoel met de nieuwe software gaan werken.
Tijdens het feestje maar daarna is het belangrijk dat de eerste gebruikers goed opgevangen worden. Laat weten wie getraind is en wie dus kan helpen. Zorg ervoor dat vragen direct beantwoord kunnen worden. Zo blijft dat goede gevoel lekker plakken.
Zorg er ook voor dat alle managers, leidinggevenden en IT-medewerkers het juiste voorbeeld geven.
Na de lancering van nieuwe software moet het gebruik ervan in de organisatie ingebed worden. Dit is hét moment waarop je te maken krijgt met vragen of problemen. Goede support is hierbij onmisbaar.
Is in deze acceptatiefase geen antwoord of oplossing beschikbaar? Dan loop je het risico dat mensen terugvallen in oude gewoonten. Met alle gevolgen van dien voor de organisatie én voor de adoptie van de nieuwe software.
Verzeker jezelf er dus van dat de nazorg van de software-implementatie goed geregeld is. En dat men weet waar ze terecht kunnen bij problemen. Blijf ondersteuning bieden, en je vergroot de kans dat men de software blijft gebruiken.
Adoptie stopt niet na de eerste dag, week of zelfs maand. Het is een doorgaand proces.
Het mag dus duidelijk zijn; software-adoptie is mensenwerk. En er komt meer kijken bij implementatie dan alleen trainen of lanceren. Het creëren van draagvlak is essentieel. Alleen medewerkers met intrinsieke motivatie zullen de software gaan gebruiken én blijven gebruiken.
Heeft jouw organisatie de zinnen gezet op implementatie, van bijvoorbeeld de Zenya software? Weet je niet precies waar je moet beginnen? Of wil je gewoon meer weten over hoe je draagvlak creëert binnen organisaties?
Wij hebben ruime ervaring met de implementatie van softwarepakketten of separate modules. We kunnen je hierin ondersteunen en werk uit handen nemen. Neem contact met ons op, dan zorgen we er samen voor dat jouw software-implementatie vlekkeloos verloopt.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.