Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.De enige constante in het leven is dat alles verandert. Ook binnen organisaties. Van overstappen op een nieuw softwarepakket of nieuwe richtlijnen en werkafspraken tot meer impactvolle veranderingen zoals grote organisatiewijzigingen. Een goed doordachte informatiecampagne neemt weerstand weg en creëert meer draagvlak en begrip voor veranderingen. Het stimuleert bewustzijn en gedragsverandering, bijvoorbeeld als het gaat over kwaliteit en veiligheid. Waaruit bestaat de ‘ideale’ informatiecampagne? Met welke succesfactoren moet je rekening houden? In deze blog lees je hoe je een effectieve informatiecampagne opzet en hoe een tool als Zenya BOOST je daarbij helpt.
Net als externe campagnes zijn interne informatiecampagnes geschikt voor talloze doeleinden. Als je met nieuwe software gaat werken bijvoorbeeld, of extra aandacht wilt besteden aan een belangrijk onderwerp zoals veilig werken. Of als je aan nieuwe wet- en regelgeving moet voldoen, maar de kennis intern niet up-to-date is. Een voorbeeld: valt je bedrijf straks onder de NIS2, de nieuwe Europese securityrichtlijn, dan kun je medewerkers met een effectieve informatiecampagne meenemen in het herkennen van cybersecurityrisico’s.
Met een interne informatiecampagne stimuleer je medewerkers en leidinggevenden om zich op een bepaalde manier te gedragen. Stel, je signaleert een toename van een bepaald soort incidenten binnen de organisatie. Uit analyse blijkt dat deze incidenten vooral samenhangen met onoplettendheid. Een informatiecampagne kan je dan helpen om medewerkers bewust te maken van de risico’s en om de dialoog te starten over wat er beter kan. Zo levert de campagne aanknopingspunten op voor bijvoorbeeld nieuwe of aangescherpte werkafspraken.
Maar gedrag is vluchtig, en een verandering bereik je niet in één keer. Hoe snel iemand nieuw gedrag oppikt en volhoudt, verschilt van persoon tot persoon. Diverse onderzoeken hebben uitgewezen dat het aanleren van ander gedrag gemiddeld zo’n 66 dagen kost. Dat komt doordat gedragsverandering verloopt in fasen.
Volgens het leermodel voor gedragsverandering van Marcel Balm kunnen we de volgende fasen onderscheiden:
Iemand staat open voor nieuwe informatie en staat toe dat een verandering begint. In deze fase ligt de nadruk van je informatiecampagne op het bereiken, activeren en duidelijk overbrengen waarom deze verandering gewenst is en wat de impact is.
In deze fase ligt de nadruk op ontwikkelen en het verwerven van kennis, attitudes en vaardigheden om het gewenste gedrag aan te leren en toe te passen. Voor je informatiecampagne betekent dit: uitleggen, kennis delen en de middelen geven om het gedrag ook echt in de praktijk te kunnen brengen.
In deze fase past iemand het aangeleerde gedrag toe in zijn werk. Met je informatiecampagne kun je het effect en de voordelen blijven bekrachtigen, bijvoorbeeld door succesverhalen te delen van collega’s.
Iemand heeft het nieuwe gedrag aangeleerd en past het steeds meer toe. Nu moet het volgehouden worden, zodat het ‘inslijt’ als nieuwe gewoonte. In de informatiecampagne is het belangrijk om te blijven herhalen, stimuleren en belonen.
Elke succesvolle campagne begint met commitment van het management. Door openheid te geven over het reilen en zeilen binnen de organisatie, maar vooral door een cultuur te creëren waarin medewerkers zich veilig voelen om hun mening te geven en zaken bespreekbaar te maken.
Door medewerkers vanaf het begin te informeren en te betrekken, geef je het signaal af dat je naar ze luistert en ze serieus neemt. Zeker als medewerkers het gevoel hebben dat ze écht een bijdrage kunnen leveren aan het succes van de campagne.
Voorbeeldgedrag van managers en leidinggevenden is belangrijk om mensen te stimuleren ook het gewenste te gedrag te vertonen. Daarnaast is ‘social proof’ een waardevol overtuigingsprincipe. De mens is een kuddedier: als medewerkers merken dat anderen een bijdrage leveren, zullen zij dit zelf ook sneller doen.
Houd de stapjes in de campagne zo klein en haalbaar mogelijk, zodat ze makkelijk te nemen zijn voor iedereen. Soms is het nodig om voor bepaalde doelgroepen extra stappen toe te voegen aan de campagne, bijvoorbeeld voor deelnemers met een specifieke rol of verantwoordelijkheid of deelnemers met een ander taalniveau of andere mediavoorkeur. Zo speel je adequaat in op de specifieke context en behoeften van alle medewerkers.
Geef je doelgroep een reden waardoor ze het leuk vinden om mee te doen. Bijvoorbeeld door ze uit te dagen of te prikkelen. Maak het luchtig en breng de boodschap met een vleugje humor. Een incentive kan mensen ook over de drempel helpen.
Campagnes die vaker worden herhaald of langer lopen, hebben over het algemeen meer effect dan eenmalige campagnes. Want hoe meer het gewenste gedrag tegen onze instincten en evolutionaire programmering ingaat, des te meer tijd en moeite het kost om mensen mee te krijgen. Een mooi voorbeeld hiervan zie je in het tv-programma Brainhack (KRO-NCRV). Hierin probeert het team jongeren onbewust te beïnvloeden om te kiezen voor een pokébowl in plaats van een hamburger met friet, wat best lastig blijkt te zijn.
Ieder mens is anders. Ook de manier waarop mensen nieuwe informatie tot zich nemen verschilt. Heeft de één voldoende aan instructies of informatiedocumenten, de ander pikt het beter op met video’s of games. Dit maakt voldoende variatie in de communicatiekanalen en contenttypen essentieel.
Via verschillende kanalen en media een eenduidige boodschap brengen is een ingewikkelde klus. Net als gericht communiceren: hoe breng je de boodschap op zo’n manier dat iedereen het begrijpt? En hoe zorg je dat je boodschap relevant is voor iedereen? Ook het afstemmen en coördineren van de volledige informatiecampagne is een complex en tijdrovend karwei. Hoe houd je overzicht en zorg je dat de vaart erin blijft?
Met de volgende stappen optimaliseer je het proces rondom je interne informatiecampagnes.
Informatiecampagnes optimaliseren heeft als doel om ze sneller, efficiënter en effectiever te laten verlopen. Dit maakt het leuker voor de betrokkenen en bespaart tijd die ze weer aan andere werkzaamheden kunnen besteden. Bovendien zorgt een gestructureerde en (deels) geautomatiseerde campagne-aanpak ervoor dat je niet bij elke campagne opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.
De volgende vragen geven inzicht in hoe het proces voor het opzetten en uitvoeren van een informatiecampagne nu verloopt:
Met deze vragen krijg je een beeld van de verbeterpunten voor je interne campagnes:
De juiste tool maakt het plannen en uitvoeren van informatiecampagnes makkelijker en effectiever. Met z’n allen in één omgeving werken met dezelfde documenten en afspraken – in plaats van met talloze Excel-sheets en oeverloos vergaderen – geeft meer efficiëntie en overzicht. Geen dubbel werk meer of juist dingen vergeten, want iedereen is voortaan goed op de hoogte en alle benodigdheden zijn op één centrale plek te vinden.
Ook tijdens de uitvoering van de informatiecampagne is de juiste tool een musthave. Om de voortgang te volgen, de resultaten te monitoren en indien nodig tussentijds bij te sturen of extra stappen toe te voegen.
Zenya BOOST is een tool waarmee je snel een informatiecampagne opzet voor elk denkbaar onderwerp. Met Zenya BOOST maak je in een handomdraai aantrekkelijke campagnestappen, die je eenvoudig plant en stap voor stap kunt monitoren. Met prikkelende stellingen, polls, kennisflitsen, korte en persoonlijke video’s, interactieve mini-games of andere ‘hapklare informatiebrokjes’, activeer je mensen, creëer je bewustzijn en neem je hen op een subtiele, laagdrempelige manier mee in het veranderen van hun gedrag.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Lees er alles over op onze Zenya BOOST pagina. Op deze pagina kun je ook een gratis demo aanvragen.
