Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Iedere organisatie werkt met workflows en documenten. Merk je dat je het overzicht wel eens kwijtraakt of bepaalde documenten niet snel kunt vinden? Dan is dit het moment om eens na te denken hoe je je documentmanagement kunt organiseren.
Hoe regel je wie toegang heeft tot bepaalde systemen en documenten? Hier komt workflowmanagement om de hoek kijken. Dit is onmisbaar om de processen binnen je organisatie te verbeteren en je documentmanagementsysteem (DMS) goed te organiseren. Maar hoe zet je workflowmanagement nu optimaal in binnen je documentmanagementsysteem?
Met een workflow bedoelen we een proces dat uit een reeks taken bestaat. Deze taken dienen in een bepaalde volgorde te worden uitgevoerd. Dit proces vindt telkens opnieuw plaats binnen een organisatie. Een workflow bevat alle benodigde stappen om werk gedaan te krijgen. Elke organisatie werkt met workflows. Breng je deze processen duidelijk in kaart? Dan kun je de processen binnen jouw organisatie optimaliseren met onze handige workflowmanagementsoftware!
Hoe ziet zo’n workflow er nou concreet uit? Het opstellen van een jaarverslag is een voorbeeld van een workflow. Jaarverslagen worden vaak eerst door verschillende personen opgesteld en aangevuld of aangepast. Belangrijk is daarbij dat ze niet te vroeg gepubliceerd worden of bij de verkeerde persoon uitkomen. Daarna moet het jaarverslag worden nagekeken, moet er een dubbelcheck worden gedaan én moeten de verantwoordelijke personen akkoord zijn. Ten slotte wordt het verslag gepubliceerd. Al deze taken bij elkaar vormen één workflow.
Natuurlijk kun je voor meerdere documenten een workflow aanmaken. Dit is van toepassing op alle documenten die de bedrijfsvoering raken en/of gevoelige informatie bevatten. Je kunt ook workflows inzetten voor minder gevoelige maar wel cruciale documenten, zoals documenten die bij een werving- en selectieproces horen en instructies rondom een release van een nieuw product. Ook voor de behandeling van een verzoek, klacht of order kun je een workflow aanmaken. Genoeg mogelijkheden dus!
Workflowmanagement is de manier waarop een workflow is ingericht. Het zorgt ervoor dat bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd. Wil je dat een workflow altijd op dezelfde manier verloopt? Software kan je helpen om het proces vast te leggen en te borgen.
Zo zorg je ervoor dat een taak door de organisatie stroomt zoals dat van tevoren is bepaald. De software bepaalt wie de taak op welk moment van het proces op moet pakken en stuurt bijvoorbeeld een bericht als de taak aan jou of jouw afdeling is toegewezen.
Dit zorgt ervoor dat de uitwisseling van informatie tussen verschillende afdelingen en personen efficiënter verloopt. Zo worden klanten sneller geholpen én zijn werknemers geen tijd kwijt aan zinloze stappen.
Merk je dat niet alle workflows even efficiënt verlopen? Krijg dan inzicht in de processen binnen je organisatie met workflowmanagement. Zo kun je deze processen namelijk optimaliseren. We geven je hieronder vier redenen waarom workflowmanagementsoftware belangrijk is voor het succes van jouw organisatie en hoe Zenya hierbij helpt.
Workflowmanagement geeft overzicht over de processen binnen je organisatie. Zo zie je bijvoorbeeld hoe ver je team is met een bepaalde taak, hoe ver de taak af is én wie verantwoordelijk is voor welk deel van de workflow.
Als medewerker heb je direct een goed beeld van je takenlijst en weet je welke taken prioriteit hebben. Zo voorkom je ook dat taken dubbel worden gedaan.
Zijn alle taken in de workflow nodig? Zie je taken die geen toegevoegde waarde hebben of samengevoegd kunnen worden met andere taken? Door hier kritisch naar te kijken, verzeker je jezelf ervan dat er enkel essentiële taken in de workflow staan die nuttig zijn. Op die manier verlopen de processen binnen je organisatie sneller en efficiënter.
De communicatie binnen een organisatie verloopt soms rommelig. Wil je de communicatie binnen je team verbeteren? Met workflowmanagement ontvangen medewerkers automatisch een notificatie als er een taak uitgevoerd dient te worden of als er een statusupdate is. Hierdoor hoef je niet meer na te vragen wat de status is van een project, wat een hoop berichtjes en mailtjes scheelt.
Dit voordeel merkte Groep Agapè ook. Groep Agapè is de verzamelnaam van drie woonzorgcentra in België. Is er in een van de woonzorgcentra een technisch defect? Medewerkers geven dit eenvoudig aan via Zenya. Zodra de melding is gemaakt, krijgen de juiste personen bij de technische dienst een melding. Zij weten dan meteen wat er moet gebeuren. Op die manier wordt er duidelijk gecommuniceerd binnen de organisatie wanneer er een melding wordt gemaakt.
In elke organisatie worden fouten gemaakt. Wil je het aantal fouten zoveel mogelijk beperken? Dan is workflowmanagement ideaal!
Workflowmanagement voor je DMS kan het aantal fouten namelijk flink verminderen. Als een document moet worden nagekeken, wil je natuurlijk niet dat een medewerker het document naar de verkeerde persoon stuurt. Bij bepaalde documenten, zoals jaarverslagen, is het ook van belang dat het verslag niet in verkeerde handen komt of dat het te vroeg wordt gepubliceerd.
Met workflowmanagement worden alle documenten naar de juiste personen gestuurd en worden documenten pas gepubliceerd wanneer alle stappen doorlopen zijn. Dankzij heldere workflows is er dus minder ruimte voor fouten.
Al je vitale documenten leg je het liefst in een gedegen DMS vast. Wil je deze documenten eenvoudig up-to-date houden en er zeker van zijn dat je deze deelt met de juiste personen? Maak dan gebruik van deze twee workflows die voor een DMS belangrijk zijn: versiebeheer en toegangsbeheer.
Alle documenten leggen een bepaalde route af voordat ze definitief worden gepubliceerd. Per document kan deze route verschillend zijn, maar er zijn altijd auteurs die het document aanmaken en personen die het document bewerken of accorderen.
Ook is het handig als mensen opmerkingen over de inhoud naar de auteur terug kunnen sturen, die daar vervolgens aanpassingen op kan doen.
Al deze aanpassingen zorgen voor een nieuwe versie van een document. Het bijhouden van deze veranderingen is wat we versiebeheer noemen. Dankzij versiebeheer vind je de versies altijd terug en kun je een oude versie zelfs terugplaatsen.
In een DMS is het belangrijk dat de juiste personen toegang krijgen tot de juiste documenten. De tijd dat iedereen overal bij kon, is inmiddels wel voorbij. Hoe minder mensen toegang hebben tot informatie, hoe minder kans er bijvoorbeeld is dat die informatie, al dan niet bewust, gelekt wordt.
Om dit te regelen, is toegangsbeheer noodzakelijk. Hiermee bepaal je wie toegang heeft tot welke documenten, maar bijvoorbeeld ook of iemand iets aan kan passen of niet. Ook kun je toegangsrechten intrekken als iemand van afdeling wisselt of uit dienst gaat.
Hoewel je gebruik kunt maken van aparte workflowmanagementsoftware om versie- en toegangsbeheer te regelen, is het ook mogelijk om bijvoorbeeld gebruik te maken van Zenya, waar dit al zit ingebouwd. Zenya DOC is een slim softwaremanagementsysteem, waarmee je het volledige documentbeheerbeleid en -proces in jouw organisatie borgt. Zenya FLOW is uitermate geschikt voor workflowmanagement. Deze combinatie biedt flexibele mogelijkheden om eigen formulieren en workflows in te richten die passen bij jouw organisatie en processen.
Het voordeel van de totaaloplossing die Zenya biedt, is dat je in één systeem zowel de documenten als de workflows beheert, wat het efficiënter maakt om bij te houden. Op die manier heb je alles op één plek geregeld. Dit is overzichtelijk voor iedereen binnen de organisatie.
Iedereen in onze organisatie kan dankzij Zenya heel makkelijk een melding maken. We hebben workflows aangemaakt voor ICT-meldingen, datalekken, incidenten, reparaties en ideeën voor verbetering. Collega’s kunnen zelfs via hun telefoon snel een foto nemen, doorsturen, en klaar! Daarna komen de meldingen automatisch bij de juiste personen terecht.”
Workflows zijn dus belangrijk in je documentmanagementsysteem en zijn tegenwoordig vaak ook al onderdeel van de oplossing. Maar workflows kunnen ook voor andere toepassingen wenselijk of noodzakelijk zijn. Simpelweg om aan bepaalde regels te voldoen, of juist om processen in kaart te brengen en te automatiseren.
Dit zagen we bij AAE, dat high-techoplossingen voor diverse werkgebieden maakt. Zij wilden hun werving- en selectieproces optimaliseren. Met soms tientallen vacatures per maand was het huidige proces te traag en complex, bleven aanvragen liggen en werden benodigde zaken als een laptop en auto pas (te) laat aangevraagd. Dat kon beter en zij hebben hier een workflow van gemaakt. Hoe ze daarbij gebruik hebben gemaakt van de software van Infoland, lees je hier.
Heb jij processen die efficiënter ingericht kunnen worden? Of ben je benieuwd hoe de workflows in een DMS werken? Met Zenya maak je eenvoudig workflows aan binnen je DMS. Het is de ideale software voor het efficiënt beheren en verspreiden van documenten vanaf één plek. Ontdek meer over Zenya DOC en Zenya FLOW en hoe deze software de bedrijfsprocessen binnen je organisatie kan versnellen.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
