nlbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Maak je DMS krachtiger met workflow management

Het wordt steeds belangrijker dat je als organisatie aan kunt tonen hoe processen in elkaar zitten en geborgd worden. Net zo belangrijk is dat er geregeld is wie toegang heeft tot bepaalde systemen en documenten. Een manier om dat vast te leggen en te borgen, is middels workflow management. Vandaag leggen we je graag uit waarom workflow management een onmisbaar onderdeel is van je documentmanagementsysteem (DMS).

Wat is workflow management?

Laten we bij het begin beginnen: wat is een workflow precies? Een workflow, ook wel werkstroom genoemd, is een logische volgorde van activiteiten die worden uitgevoerd om een bepaalde, vooraf vastgestelde, uitkomst te verkrijgen. Het komt erop neer dat een taak via een vast stramien door een organisatie gaat, bijvoorbeeld om door verschillende personen gecheckt of geaccordeerd te worden, maar ook de behandeling van een verzoek, klacht of order is een workflow.

Workflow management is de manier waarop een workflow is ingericht en zorgt ervoor dat bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd. Om te zorgen dat een workflow altijd op dezelfde manier verloopt, kun je gebruik maken van software om het proces vast te leggen en te borgen, die ervoor zorgt dat een taak door de organisatie stroomt zoals dat van tevoren is bepaald. Deze software bepaalt wie de taak op welk moment van het proces op moet pakken en kan bijvoorbeeld een bericht sturen als de taak aan jou of jouw afdeling is toegewezen. Dit zorgt ervoor dat de uitwisseling van informatie tussen verschillende afdelingen en personen efficiënter verloopt.

Workflows in een documentmanagementsysteem

In een DMS legt een organisatie vaak vitale documenten vast, die voor veel medewerkers relevant (kunnen) zijn. Voor dit soort documenten is het essentieel dat deze altijd de juiste en up-to-date informatie bevatten en dat deze gedeeld worden met de juiste personen. Om dit te realiseren kun je gebruik maken van workflows. Er zijn twee workflows die voor een DMS belangrijk zijn:

  • Versiebeheer
  • Toegangsbeheer

Hoewel je gebruik kunt maken van aparte workflow management software om dit te regelen, is het ook mogelijk om bijvoorbeeld gebruik te maken van Zenya DOC, waarin dit al zit ingebouwd. Het voordeel daarvan is dat je in één systeem zowel de documenten als de workflows beheert, wat het efficiënter maakt om bij te houden.

 

Versiebeheer als workflow

Of het nu gaat om nieuwe documenten of documenten die aangepast worden, deze documenten leggen normaal gesproken een bepaalde route af voordat ze definitief gepubliceerd worden. Deze route kan per document of documenttype verschillend zijn, maar er zal altijd een stramien zijn waarbij de auteur het document aanmaakt of bewerkt en  vervolgens één of meerdere personen of afdelingen het document checken, suggesties kunnen plaatsen en/of accorderen.

Ook kan het handig zijn als mensen opmerkingen over de inhoud naar de auteur terug kunnen sturen, die daar vervolgens aanpassing(en) op kan doen.

Al deze aanpassingen zorgen voor een nieuwe versie van een document. Het bijhouden van deze veranderingen is wat we versiebeheer noemen. Het zorgt ervoor dat de versies altijd terug te vinden zijn en dat deze eventueel zelfs teruggeplaatst kunnen worden. Aanpassingen gaan zo nooit verloren.

Toegangsbeheer als workflow

In een DMS is het belangrijk dat de juiste personen toegang krijgen tot de juiste documenten. De tijd dat iedereen overal bij kon, is inmiddels wel voorbij. Hoe minder mensen toegang hebben tot informatie, hoe minder kans er bijvoorbeeld is dat die informatie, al dan niet bewust, gelekt wordt.

Om dit te regelen is toegangsbeheer noodzakelijk. Hiermee bepaal je wie toegang heeft tot welke documenten, maar bijvoorbeeld ook of iemand iets aan kan passen of niet. Ook kun je toegangsrechten intrekken als iemand van afdeling wisselt of uit dienst gaat.

Workflow management voorkomt vervelende verrassingen

Neem als voorbeeld een jaarverslag, dit wordt vaak door verschillende personen opgesteld en aangevuld of aangepast. Bovendien is het belangrijk dat dit niet te vroeg gepubliceerd wordt of bij de verkeerde persoon uitkomt.  

Aan de andere kant wil je ook dat dat jaarverslag tijdig af is, nagekeken is, er een dubbelcheck is gedaan en de verantwoordelijke personen (directie) akkoord zijn. En dat het vervolgens met één druk op de knop gepubliceerd kan worden.

Met workflow management op het document jaarverslag kun je beide stromen regelen. De auteur kan via het DMS het document doorsturen naar de volgende in de keten, die het nakijkt en/of aanpast, het vervolgens weer doorstuurt naar de volgende in de keten, etcetera. Uiteindelijk komt het bij de business controller, CFO of directie terecht die akkoord geeft op het jaarverslag. Maar wat er vervolgens niet mag gebeuren, is dat door deze handeling het verslag meteen gepubliceerd wordt. Hiervoor kun je een extra stap inbouwen in de workflow, waarbij bijvoorbeeld een directielid als enige persoon het document kan publiceren. Verder kun je middels een workflow op toegangsniveau beheren wie er wanneer toegang heeft tot het document.

En natuurlijk geldt dit niet alleen voor een jaarverslag. Dit is van toepassing op alle documenten die de bedrijfsvoering raken en/of gevoelige informatie bevatten. Maar ook voor minder gevoelige maar wel cruciale documenten, zoals documenten die bij een werving- en selectieproces horen, instructies rondom een release van een nieuw product en alles er tussenin.

Workflowmanagement op andere oplossingen

Workflows zijn dus belangrijk in je documentmanagementsysteem en zijn tegenwoordig vaak ook al onderdeel van de oplossing. Maar workflows kunnen ook voor andere toepassingen wenselijk of noodzakelijk zijn. Simpelweg om aan bepaalde regels te voldoen, of juist om processen in kaart te brengen en te automatiseren.

Zo zien we bij AAE, dat high-tech oplossingen voor diverse werkgebieden maakt, dat zij hun werving- en selectieproces wilden optimaliseren. Met soms tientallen vacatures per maand was het huidige proces te traag en complex, bleven aanvragen liggen en werden benodigde zaken als een laptop en auto pas (te) laat aangevraagd. Dat kon beter en zij hebben hier een workflow van gemaakt. Hoe ze daarbij gebruik hebben gemaakt van de software van Infoland, lees je hier.

Heb jij processen die efficiënter ingericht kunnen worden? Of ben je benieuwd hoe de workflows in een DMS werken? Wij laten je in een vrijblijvende demo graag zien hoe onze software je hierbij kan helpen.