Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.In een klinisch labo worden tal van testen uitgevoerd. Vanzelfsprekend is kwaliteitsmanagement hier enorm belangrijk — zo ook in het klinisch labo van az Vesalius in Tongeren. Klinisch bioloog Bram Ngô en wetenschappelijk medewerker Joris Comhair zijn allebei kwaliteitsverantwoordelijke en vertellen meer over het reilen en zeilen in het labo.
Joris werkt sinds oktober vorig jaar in het labo, Bram werkt hier nu zo’n 6 jaar. Toen hij begon kreeg hij de opdracht om als kwaliteitsverantwoordelijke alle processen te herbekijken. Omdat hij het toenmalige kwaliteitsmanagement-systeem nogal stroef en ouderwets vond, besliste Bram om helemaal tabula rasa te maken en over te stappen op een nieuw systeem.
“Op mijn vorige werkplaats werkten we al met Iprova (nu Zenya, n.v.d.r.). Omdat ik hier heel tevreden over was, nam ik terug contact op met Infoland. De verrassing was groot toen ik hoorde dat az Vesalius al ziekenhuisbreed met de software werkte. We beschikten dus over alle nodige rechten en modules om ook in het labo een eigen portaal op te bouwen”.
In de eerste plaats wilde Bram Zenya inzetten voor het beheren van documenten en het melden van incidenten binnen het laboratorium, met de modules DOC en FLOW. Daarna kwam hier ook Zenya CHECK bij.
“Zenya DOC werkt heel straightforward”, aldus Bram. “Het zoeken naar documenten is veel handiger dan in ons vorige systeem. Je hebt bovenaan een zoekbalk waarin je sleutelwoorden typt en zo krijg je relevante zoekresultaten te zien. Een moderne manier van zoeken dus, vergelijkbaar met Google, en geen complexe mappenstructuur waarin je moet gaan graven”.
Maar niet alleen het zoeken is makkelijker in DOC. Ook het ingeven van documenten, en dan vooral de instellingen voor het delen ervan, is veel praktischer. “Binnen een document kan je aangeven wie welke hoofdstukken mag lezen. Vroeger moesten we voor elke toegang een ander document maken, bijvoorbeeld eentje voor verpleegkundigen en eentje voor onderhoudsmedewerkers. Als er iets veranderde moesten we er dus ook aan denken om alle versies aan te passen. Dankzij Zenya DOC kunnen we nu gewoon in één versie werken”.
Iets opzoeken in Zenya DOC is enorm simpel, het werkt een beetje zoals Google. Gedaan dus met die verouderde mappenstructuur.”
Naast Zenya DOC werkt het laboratorium ook met Zenya FLOW, onder andere als meldingssysteem. “FLOW biedt echt de grootste, zichtbare verbetering tegenover ons vorige systeem”, vertelt Bram. “Het fijnste vind ik dat je hier op zelfstandige wijze heel veel zaken zelf kunt opbouwen, zonder programmeertaal te kennen. Er wordt je geen werkwijze opgedrongen. We kunnen de flows volledig in elkaar steken zoals ons labo ermee wilt werken.”
Op die manier konden Bram en Joris hun meldingssysteem heel doelgericht en praktisch opbouwen, waardoor het nu ook veel meer gebruikt wordt. “Het vorige systeem werkte veel omslachtiger voor de gebruikers. Ze moesten bijvoorbeeld zelf kiezen of het om een incidentmelding of om een suggestie ging, een stap waar het vaak al misliep. Nu zit die opdeling verwerkt in het achterliggende systeem. Aan de hand van dynamische vragenlijsten komen de gebruikers automatisch in een suggestie- of incidentflow terecht.”
Ons vorige systeem was heel omslachtig in gebruik. Zenya FLOW is veel eenvoudiger. Daardoor krijgen we nu ook veel meer meldingen, en dat is uiteindelijk toch het doel: om te weten wat er speelt op de werkvloer.”
Om audits uit te voeren en leveranciersbeoordelingen te maken gebruikt het klinisch labo Zenya CHECK. “Voor de audits voegden we zelf alle ISO-normen van BELAC toe in de software. Bij elke norm kan je aangeven of hij al dan niet in orde en gecheckt is. Het handige is vooral dat je hier automatisch een rapportage van kan trekken. Zo zie je meteen welke normen er bijvoorbeeld gecontroleerd werden voor een bepaalde werkpost en welke nog gedaan moeten worden”.
Elk jaar moeten ook de labo-leveranciers beoordeeld worden. Zenya CHECK helpt om dat op een efficiënte manier te doen. “Voor elke leverancier hebben we een vragenlijst. Per vraag kan je een score geven en ook instellen welke actie aan een bepaalde score vasthangt. Minder dan 3 sterren betekent bijvoorbeeld dat er een vervolgactie aan gekoppeld moet worden, zoals contact opnemen met de leverancier of het contract stopzetten. Die melding wordt automatisch naar de juiste persoon gestuurd”.
Het handigste aan Zenya CHECK is dat je automatisch rapporten kan trekken. Je hoeft hier zelf bijna niets voor te doen.”
Zenya CHECK helpt de medewerkers ook om de leveranciersbeoordelingen niet te vergeten. Het labo koppelde de vragenlijsten namelijk aan taakschema’s zodat er telkens notificaties worden uitgestuurd.
Deze taakschema’s worden voor allerlei verschillende taken ingezet en zorgen ervoor dat elke medewerker in het labo weet wat er van hem of haar verwacht wordt. “We weten nooit op voorhand wie aan welke werkpost gaat staan. Daarom maakten we teams aan op basis van de werkposten die er zijn. Aan elk team koppelden we bepaalde taken, zoals een onderhoud dat om de zoveel tijd moet gebeuren aan een toestel. De persoon die op dat moment aan het toestel staat, krijgt daar dan een melding van”.
Na het uitvoeren van de taak kan deze worden afgevinkt. Zijn er niet-uitgevoerde taken die over datum gaan? Dan krijgen de kwaliteitsverantwoordelijken automatisch een notificatie.
We beheren de toestellen in het labo via een digitale kaartenbak. De kaarten kunnen we ook koppelen aan andere Zenya-modules, superhandig!”
Het toestellenbeheer in het labo gebeurt via een digitale kaartenbak die centraal beschikbaar is via Zenya. De verschillende Zenya-modules kunnen vervolgens gekoppeld worden aan deze kaartenbak. “In de elektronische kaartenbak kunnen we fiches aanmaken per toestel. We kiezen zelf welke gegevens er ingevuld moeten worden en kunnen de fiches over alle modules van Zenya heen gebruiken”, zegt Bram. Dat vindt hij een enorm pluspunt aan de software. De fiches van een bepaald toestel kunnen bijvoorbeeld gekoppeld worden aan een taakschema voor het onderhoud ervan, en ook in een document (zoals een procedure) kan zo’n fiche geïntegreerd worden. Komt er een nieuw toestel bij, dan krijgt dit ook meteen een plekje in de kaartenbak.
“Onlangs ontdekten we nog iets nieuws waar ik eigenlijk echt heel enthousiast over ben”, lacht Bram. “Je kan van elk document en elke kaart een QR-code laten genereren in Zenya. Die QR-code kan je uitprinten en op een toestel plakken, en door de code te scannen met een tablet of smartphone kom je meteen bij de juiste informatie uit over bijvoorbeeld de gebruikswijze”.
“We plaatsten nu op twee toestellen een QR-code en gaan dit zeker nog verder uitbreiden. Ook zijn we begonnen met instructievideo’s te maken bij heel praktische toestellen waarvan de handelingen moeilijker te beschrijven zijn. Hoe je een toestel moet onderhouden, moet aan- en uitzetten, hoe je het moet openen… Visueel is dat vaak een pak duidelijker én leuker, en we kunnen bovendien ook kiezen wie het document achter de QR-code kan openen. Nooit gedacht dat we Zenya op deze manier zouden gebruiken!”
Ik ben fan van het webbased aspect van Zenya. Ik kan overal makkelijk inloggen en het systeem is altijd up-to-date.”
Over de implementatie van Zenya is Bram kort en bondig. “Alles verliep heel vlot, omdat ik het systeem al kende van mijn vorige werkgever. In vergelijking met andere tools is Zenya echt hoogperformant”. Joris vult aan: “Als we een vraag hebben of er is een technisch probleem, dan krijgen we snel de nodige ondersteuning van Infoland. Ook als we suggesties hebben voor zaken die beter kunnen, wordt er altijd geluisterd en gekeken wat ze kunnen doen”.
“Onze core business, wat we écht graag doen, is natuurlijk het uitvoeren van onderzoeken. Resultaten rapporteren en artsen informeren. Al die andere dingen komen er zo’n beetje verplicht bij. Maar dankzij Zenya verlopen die extra taken vlot en efficiënt. Ik ben bovendien ook echt fan van het webbased aspect van Zenya”, zegt Bram. “Alles verloopt in de cloud, niemand moet aparte programma’s downloaden. Ook thuis kan ik makkelijk inloggen en updates verlopen altijd supervlot. Het systeem raakt nooit verouderd en is altijd up-to-date. Wat kan ik zeggen… We zijn nu eenmaal grote fans!”
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
