Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Als organisatie moet je voldoen aan allerlei wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld rondom veilig en hygiënisch werken. Om aan die normen te voldoen moet je de basis op orde hebben, moeten processen geborgd zijn en moeten medewerkers zich aan gemaakte afspraken houden. Het resultaat staat of valt met de houding en het gedrag van de mensen in je organisatie. Het creëren van betrokkenheid en draagvlak is dan ook een uitdaging voor veel organisaties. Hoe zorg jij ervoor dat je niet alleen op papier aan de regels voldoet?
Compliant zijn betekent het aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving, eisen die door de buitenwereld worden opgelegd én eisen die je jezelf als organisatie oplegt. Compliancy kan over van alles gaan: van een veilige werkplek tot voldoen aan fiscale wetgeving. Het gaat steeds om een wet of vereiste met betrekking tot een specifiek thema zoals kwaliteit, veiligheid of hygiëne. De wetten en regels zijn er niet voor niks – uiteindelijk zijn ze er om organisaties vooruit te helpen, om belangrijke thema’s op de kaart te zetten en om kwaliteit binnen organisaties te verbeteren. Zaken die ook jouw organisatie nastreeft.
De wet- en regelgeving opvolgen is voor een zzp’er dan misschien niet veel werk, maar hoe groter je bedrijf, hoe belangrijker het is dat je eisen en regels strikt opvolgt. Doe je dit niet, dan kun je niet alleen hoge boetes en schadeclaims verwachten, maar ook imagoschade oplopen. Naast de wettelijke regelingen wordt vaak ook vanuit de markt verlangd compliant te zijn.
Er zijn organisaties die handelen vanuit intrinsieke motivatie – uit eigen beweging voldoen ze aan bepaalde normen. Ze willen vooruit en verbeteren hun kwaliteit door bijvoorbeeld bepaalde certificeringen te behalen. Een ziekenhuis wil bijvoorbeeld kwalitatieve zorg verlenen, een productiebedrijf wil op een veilige manier produceren en een bouwbedrijf wil hoogwaardige gebouwen afleveren. Andere organisaties doen het ‘omdat het moet’.
De manier waarop jouw organisatie werkt kan al grotendeels matchen met de regels, maar dat is niet voldoende om de juiste certificeringen te halen. Je moet jouw werkwijzen aantoonbaar kunnen maken. Door certificaten te behalen laat je zien waar je voor staat als organisatie. Het is goed om processen en documenten uit te werken en risico’s volledig in kaart te brengen. Gaat het om nieuwe processen? Dan moet je blanco beginnen.
Stel jezelf vragen zoals:
Er is een verschil tussen goede intenties en de dagelijkse praktijk. Hoe overbrug je dat verschil? Neem een onderwerp zoals informatiebeveiliging, op dit moment een hot topic voor veel organisaties, als voorbeeld. Als je wilt dat je medewerkers op de juiste manier met informatie omgaan, moet je ze stap voor stap meenemen. Je vertelt ze niet dat je op dit gebied compliant wilt zijn. Nee, je legt uit wat informatiebeveiliging betekent voor de organisatie én voor hen. Je zorgt ervoor dat ze goed geïnformeerd zijn en vervolgens vertel je wat je verwacht op het gebied van informatiebeveiliging.
Het bewust maken en meenemen van collega’s is een continu proces, want het stopt niet: er zullen altijd nieuwe thema’s of aspecten zijn die de aandacht vragen. Bovendien is er een trend zichtbaar waarbij de normen je óók vragen om bezig te zijn met het creëren van bewustzijn. Sommige normen zeggen dat je niet alleen processen in kaart moet brengen en de klachten goed moet managen – maar ook dat je ervoor moet zorgen dat je op een actieve manier werkt aan het bewustzijn van je medewerkers. En dat gaat verder dan melden dat er informatie voor handen is.
Het draait om de vraag of je écht veilig werkt, hygiënisch wilt werken, kwaliteit op constant hoog niveau wilt leveren en informatiebeveiliging hoog in het vaandel hebt staan – of dat je het ziet als administratieve rompslomp. Want als het je overtuiging is om wetten, regels en wensen in acht te nemen, dan moet je je medewerkers laten meedenken en activeren om het juiste gedrag te vertonen, op de juiste manier te werken en de afgesproken processen en protocollen te volgen. De veilige, gezonde en kwalitatieve praktijk is meer dan een papieren werkelijkheid.
Zenya BOOST, de nieuwste Zenya module, helpt je om jouw compliancy doelstellingen te realiseren in de dagelijkse praktijk. Met BOOST creëer je bewustzijn bij medewerkers en zet je actuele thema’s effectief op de kaart. Of het nu gaat om het verbeteren van de kwaliteit en veiligheid, het uitrollen van nieuwe initiatieven of het herhalen van belangrijke onderwerpen.
Lees er alles over op de Zenya BOOST pagina. Op deze pagina kun je ook een gratis demo aanvragen.
