Verantwoord risico’s nemen met procesmanagement

Balanceren tussen ambitie en praktijk

Om succesvol te ondernemen en managen moet je kansen grijpen om efficiënter, sneller of winstgevender te opereren. Een kans is zelden zonder risico. Het weloverwogen nemen van een risico kan effect sorteren, maar vraagt om inzichten en doordachte keuzes. Optimaal procesmanagement helpt daarbij, want het kan de kloof tussen praktijk en theorie overbruggen.

De kracht van procesmanagement

Als je denkt aan het optimaal inrichten, beheren en verbeteren van bedrijfsprocessen, denk je aan procesmanagement. Dat moet leiden tot een beproefd en gecontroleerd proces.
Implementatie van procesmanagement maakt de organisatie slimmer en veiliger en zorgt voor meerwaarde voor (je) klanten. Het kan resulteren in kortere doorlooptijden en minder verspilling. En niet in de laatste plaats tot het sneller inspelen op risico’s en kansen in een continu veranderende wereld.

Lees meer over procesmanagement, procesoptimalisatie, procesflow en procesmodellering.

De wereld is VUCA

Dat betekent zoveel als: de wereld is dynamisch en de veranderingen volgen elkaar in hoog tempo op. Niemand heeft een glazen bol, maar in een VUCA-wereld is het nog lastiger om te plannen en om een relevante visie te ontwikkelen. Maar ondernemen of managen zonder vooruit te kijken is destructief.

Het is verstandig om plannen te maken die ruimte bieden om te bewegen. De beste plannen zijn richtinggevend én geven de mogelijkheid om mee te veren en plannen te wijzigen als de (veranderde) situatie daar om vraagt. Via ‘trial and error’ ervaar je wat effectief is voor de organisatie. Dus maak plannen, ontwikkel ideeën en durf risico’s te nemen. Maar: welke risico’s heb je, welke neem je? Het balanceren tussen het nemen van risico’s en interne controle is voor elk bedrijf van belang om kansen in de markt te kunnen maximaliseren en kosten te minimaliseren. Balanceren hiertussen vraagt om een hoge mate van risicobewustzijn in samenhang met een goed begrip van de interne controlemechanismen.

Lees hier meer over VUCA, wat het betekent en wat je ermee kunt.

Grip op risico’s met soft controls

Je kunt alles in het werk stellen om risico’s te beperken door je te concentreren op harde eisen, strenge regels en de theorie. Maar dan vergeet je de (alledaagse) praktijk en het vermogen van mensen om daar op te anticiperen. Je krijgt meer grip met soft controls. Bij soft controls leg je de nadruk op het creëren van een werkomgeving die motiverend en stimulerend werkt. Dat heeft invloed op bijvoorbeeld loyaliteit, integriteit en inspiratie van de medewerker. Zo probeer je een situatie te creëren waarbij de medewerker altijd handelt in het belang van de organisatie. Waarbij hij/zij gemotiveerd wordt om de persoonlijke doelstellingen te halen en die in lijn te brengen met de doelstellingen van de afdeling of de organisatie. Soft control aspecten die een rol spelen bij het positief beïnvloeden van anderen:

• Aansturing op basis van vertrouwen;
• Stijl van leidinggeven;
• Voorbeeldgedrag vertonen;
• Sterk leiderschap;
• Elkaar aanspreken;
• Een goed geformuleerde visie, strategie en missie;
• Goede arbeidsvoorwaarden;
• Persoonlijke ontwikkeling, training en opleiding;
• Belonen.

Dit heeft allemaal met risicomanagement te maken. Risicomanagement bestaat uit een aantal fases. Het is een continu proces waarbij je als organisatie soms (enkele) fases opnieuw moet doorlopen. In elke fase kun je de aandacht geven aan soft controls om het belang van risicomanagement duidelijk te maken. Fases van risicomanagement en soft controls.

1. Governance: liggen alle verantwoordelijkheden binnen de organisatie bij de juiste personen?
2. Identificatie: welke risico’s kunnen we identificeren binnen de organisatie? Vormen cultuur en gedrag van personen eventueel een risico? Op welk vlak?
3. Assessment: welke impact hebben de risico’s die je geïdentificeerd hebt? Hoe werken de soft controls op die impact? Nemen risico’s hierdoor af, of juist niet?
4. Inbedding: hoe zorgen we dat de juiste personen de risico’s managen en risicoleiderschap vertonen? Hierbij is het van belang dat iedereen zich bewust is van de gevolgen van zijn of haar eigen gedrag én samenwerking op risico’s. Formele leiders kunnen hier het verschil maken door het goede voorbeeld te geven.
5. Monitoring: risicomanagement kan niet zonder harde eisen, regels, protocollen en meer. In deze fase controleer je of deze hard controls goed ingeregeld zijn en ook blijven. Maar wat gebeurt er als bepaald gedrag deze regels ondermijnt? Het is belangrijk om continu te beoordelen of alle neuzen nog dezelfde kant op staan.
6. Optimalisatie: door continu monitoren en steekproefsgewijs te meten hoe het staat met vooral soft controls binnen je risicomanagement, kun je daar waar nodig ingrijpen. Door dit op tijd te doen gaat de werking van soft controls omhoog en verlaag je daarmee risico’s.

Vijf tips bij de keuze van een procesmanagementsysteem

Om de balans tussen mens en systeem te waarborgen neemt de urgentie van procesmanagement toe. Wil je je processen in kaart gaan brengen en monitoren, dan kun je niet meer zonder een procesmanagementsysteem. Ook andere zaken zoals risico- en kwaliteitsmanagement kunnen ervoor zorgen dat de organisatie klaar is voor procesmanagement op een hoger niveau. Een procesmanagementsysteem helpt om zaken te structureren en in goede banen te leiden. Dan kun je namelijk continu monitoren en verbeteren, en daarmee processen efficiënter maken.

Belangrijke vraag is met welke zaken je rekening moet houden bij de keuze voor een procesmanagementsysteem. Om de juiste keuze te maken, geven we je vijf tips:

Wil je weten in hoeverre deze tips van toepassing zin op jouw situatie? Maak dan een afspraak met één van onze adviseurs.

Kies ondersteuning bij procesmanagement

De eisen die de overheid en maatschappij aan ondernemingen stellen worden strenger. Bijvoorbeeld om het veiligheidsniveau te verhogen en om maatschappelijk ingrijpende faillissementen te voorkomen.
Maar dat wil niet zeggen dat de praktijk in de weg staat van ambitie en het benutten van kansen. Juist niet. Zoals we eerder schreven is het een kwestie van balanceren. Risicomanagement software leidt één en ander in goede banen. Dergelijke software ondersteunt relevante activiteiten en taken en is waardevol voor iedereen binnen een organisatie. Bovendien helpt het organisaties groeien en is de software gebruiksvriendelijk en intuïtief. Slimme software van Zenya ondersteunt je bij procesmanagement en helpt je bij het optimaliseren.

Wil je meer weten over de manier waarop de software van Zenya aansluit op de wensen en eisen van jouw organisatie op het gebied van procesmanagement en hoe wij dit integreren in onze complete kwaliteitsmanagement oplossing? Vraag een op maat gemaakte kosteloze demo aan!