nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Zenya helpt het Heilig Hartziekenhuis in Lier om snel te schakelen

Nergens zijn veiligheid en kwaliteit zo belangrijk als in de zorgsector. Daarbovenop toonde de COVID-pandemie aan hoe essentieel ook flexibiliteit is. Dat ondervond ook Johan Engels, ICT-manager in het Heilig Hartziekenhuis in Lier. Hier kwam de digitalisering het afgelopen jaar in een stroomversnelling terecht.

Johan begon zijn carrière in de zorgsector als verpleegkundige, maar toen in 2016 de nood aan digitalisering zich opdrong in het ziekenhuis, maakte hij de overstap naar ICT. Eerst als teamleader applicatiebeheer, waar hij kennismaakte met de Zenya-software, en sinds 1 maart dit jaar als ICT-manager. Ondertussen kent hij als geen ander zijn weg doorheen Zenya.

KlantHeilig Hartziekenhuis Lier
ModuleDOC, FLOW
Branche
Johan Engels, ICT-manager in het Heilig Hartziekenhuis in Lier
Johan Engels, ICT-manager in het Heilig Hartziekenhuis in Lier

Van een papieren naar een digitale wereld

“Vóór 2016 werd in het ziekenhuis alles nog grotendeels bijgehouden op papier”, vertelt Johan. “Vanaf 2017 is het digitale besef dan beginnen toenemen en is ook de ICT-dienst van het ziekenhuis exponentieel gegroeid. Om onze accreditatie te verkrijgen was het ook nodig om o.a. te kunnen aantonen dat we voor alles procedures hadden vastgelegd.” Johan en zijn collega’s gingen daarom op zoek naar een efficiënte manier om documenten en incidenten te beheren, en kwamen zo terecht bij Zenya.

De keuze viel op Zenya DOC voor documentbeheer en op Zenya FLOW voor het incidentmanagement. “Daarna ging het snel. Olivier van Infoland kwam bij ons langs om een opleiding te geven. Daarna nam ik samen met het team applicatiebeheer het project intern op en hebben we het zo verder uitgebouwd naargelang onze noden.”

Door COVID moesten onze mensen in sneltempo wennen aan het gebruik van de app. Ondertussen kunnen ze niet meer zonder.”

Johan Engels, ICT-manager in het Heilig Hartziekenhuis in Lier
Johan Engels
ICT-manager Heilig Hartziekenhuis, Lier

Het gemak van documentbeheer in Zenya DOC

“In een ziekenhuis bestaan er werkelijk voor alles procedures. Van het zetten van een spuitje tot de implantatie van een pacemaker; je kan het zo gek niet bedenken of het staat ergens beschreven.” Al die procedures moeten uiteraard toegankelijk zijn voor de juiste mensen én moeten ook altijd up-to-date zijn. Een flexibel documentbeheersysteem was daarom erg belangrijk voor het beleid.

“In Zenya DOC kunnen we heel makkelijk zelf documenten aanmaken en aanpassen. Zeker met de komst van COVID heeft deze tool voor ons zijn nut dubbel en dik bewezen. We moesten immers plotseling heel snel schakelen om alle procedures en alle informatie die de medewerkers nodig hadden, in het systeem te plaatsen. In het begin was dat een beetje quick and dirty omdat alles zo snel moest gaan, maar het werkte wel.”

De bijhorende Search app maakte het voor de medewerkers bovendien erg eenvoudig om die informatie op hun eigen toestel te raadplegen en er ook thuis toegang toe te hebben. “Momenteel zien we dat de ‘coronatool’ nog altijd in de top 3 van meest geraadpleegde documenten staat in onze Zenya DOC. Op een jaar tijd zijn mensen erg gewend geraakt aan het werken met de applicatie.”

Het gemak van documentbeheer in Zenya DOC
"In Zenya DOC kunnen we heel makkelijk zelf documenten aanmaken en aanpassen. Zeker met de komst van COVID heeft deze tool voor ons zijn nut dubbel en dik bewezen."

Ziekenhuisbreed incidenten melden

Naast Zenya DOC gebruikt het ziekenhuis ook Zenya FLOW voor hun incidentmanagement. “Het incidentmeldingssysteem gaat heel breed”, vertelt Johan. “Van effectieve incidenten tot meldingen van agressie — we kunnen overal zelf een flow aan koppelen zodat de juiste mensen op de hoogte worden gebracht. Zij kunnen dan op hun beurt beslissen of een verdere analyse nodig is en wat de actiepunten zijn. Soms gebeurt het ook dat een incident al werd afgesloten terwijl daar toch iemand niet akkoord mee is. Ik kan dan heel eenvoudig die melding weer openstellen zodat ze verder wordt opgepikt.”

Johan haalt opnieuw de pandemie aan om het nut van Zenya te verduidelijken. “We moesten een duidelijk overzicht krijgen van alle ziektemeldingen ziekenhuisbreed, om zo te weten welke ziektebeelden COVID-gerelateerd waren.

In Zenya FLOW konden we een aantal vragen opstellen die de gebruikers moesten beantwoorden, en die antwoorden kwamen in één klik terecht bij zowel de zorgmanagers als de HR-dienst.” Op die manier werd het snel duidelijk als er een cluster van ziektemeldingen was op één bepaalde afdeling en kon er snel worden ingegrepen.

“Zeker in de acute fase was dit heel belangrijk voor ons, omdat we zekerheid moesten hebben omtrent de inzet van onze middelen. Dankzij Zenya FLOW en de bijhorende Capture app konden we snel schakelen. Soms kregen we vanop de werkvloer bijvoorbeeld ook de melding dat er nog iets ontbrak in onze Zenya FLOW of dat er iets niet helemaal juist zat. Binnen enkele dagen konden we dit al oplossen, demonstreren en in gebruik nemen.”

Eigenlijk is elk proces mogelijk in Zenya. En zie je zelf even de oplossing niet, dan kan je snel terecht bij Infoland of bij de Infoland Community.”

Johan Engels, ICT-manager in het Heilig Hartziekenhuis in Lier
Johan Engels
ICT-manager Heilig Hartziekenhuis, Lier

Flexibiliteit en korte lijnen

“Een van de grootse meerwaardes van Zenya is dat het een erg flexibel systeem is. We kregen een aantal kapstokken tijdens de opleiding in het begin, er werd gezegd wat je allemaal met de software kon doen, en daarna is het zo’n beetje mijn speeltuin geworden”, grapt Johan. “Da’s het fijne aan Zenya. We kunnen alles zelf bouwen, flows uitwerken en verder uitbreiden. We zijn niet afhankelijk van Infoland om dingen aan te passen, wat zeker in onze sector enorm belangrijk is.”

“Daarnaast zijn de korte lijnen met Infoland een echte plus. Zitten we even vast in Zenya, dan kunnen we altijd bij hen terecht en worden er snel oplossingen gezocht. Ook is er een hele Infoland Community waarbinnen tips en werkwijzes onderling gedeeld worden. We kunnen dus ook altijd terecht bij onze collega’s en zijn zo al tot interessante inzichten gekomen.”

Het oog wil ook wat

Tot slot is er ook nog de interface van de Zenya-software aldus, Johan: “Het oog wil nu eenmaal ook wat. Een moderne, fris uitziende tool, da’s wat de eindgebruiker wil zien. En daar voldoet Zenya perfect aan. Momenteel zitten we zelf nog niet op de laatste versie van Zenya waarin opnieuw heel wat visuele optimalisaties zijn aangebracht. Deze update staat gepland voor november. We hebben ook de mogelijkheid om bepaalde dingen te personaliseren, zoals de kleuren of ons logo.”

“Om een lang verhaal kort te maken: ik vind Zenya een geweldig goed product. En hoewel het niet meer helemaal past in mijn huidige functie als ICT-manager, ben ik er nog altijd graag in bezig om dingen uit te zoeken”, sluit Johan af.

Download de Zenya brochure

Meer weten over efficiënter werken met Zenya FLOW?

Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya FLOW. Vraag de brochure vrijblijvend aan.

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.