Met deze 4 stappen maak je de optimale workflow

Om een proces af te ronden, een doel te behalen of resultaten te bereiken, is het vanzelfsprekend dat er een set opeenvolgende taken uitgevoerd moeten worden. Dit noem je ook wel een workflow.  Of het resultaat van zo’n workflow op efficiënte en snelle manier wordt behaald, hangt af van hoe je de workflow inricht. Als organisatie heb je zelf de regie over hoe gestelde doelen bereikt moeten of kunnen worden. Wij leggen je uit hoe je in 4 stappen jouw optimale workflow in elkaar zet. 

1. Werk bedrijfsprocessen uit

Het inzichtelijk maken en structureren van werkzaamheden binnen de organisatie is de grondslag van succesvol workflowmanagement. Voor elk proces moeten de volgende onderdelen worden bepaald: 

• Welke activiteiten moeten er gedaan worden? 
• Wie moet welke activiteit uitvoeren? 
• Wat zijn de eisen van de kwaliteit van elke activiteit? 
• Welke hulpmiddelen zijn nodig om het proces tot een goed einde te brengen? 
• Wat is de tijdlijn van het project? 

Eigenlijk is het voor bijna alle workflows en bedrijfsprocessen goed om bovenstaande vragen te beantwoorden. Van het inwerken van een nieuwe medewerker tot aan de betaling van een factuur; wanneer je van tevoren antwoord geeft op bovenstaande vragen, zal het opbouwen van de workflow soepeler verlopen en de uiteindelijke efficiëntie hoger zijn. Houd rekening met afhankelijkheden. 

Voor het inrichten van bedrijfsprocessen is het cruciaal om rekening te houden met afhankelijkheden die mogelijk optreden. Afhankelijkheden zijn bijvoorbeeld, wat gebeurt er als een verantwoordelijke medewerker op vakantie is of als een offerte niet op tijd klaar is?  

Zo goed als elke organisatie loopt wel eens tegen bepaalde bedrijfsprocessen aan die een stuk complexer blijken dan eigenlijk gedacht werd. Bij een optimale workflow wordt er grip gecreëerd op de complexiteit van bedrijfsprocessen. Wanneer deze afhankelijkheden van tevoren duidelijk in kaart gebracht worden, zal je als organisatie in staat zijn hier rekening mee te houden in je workflow. 

2. Automatiseer als het kan

Workflows inrichten binnen bedrijfssoftware maakt het mogelijk om taken te automatiseren. Het automatiseren van relatief simpele en repetitieve taken kan veel profijt opleveren omdat medewerkers zich daardoor kunnen focussen op taken die kwalitatief uitdagender zijn.  

3. Koppel signaleringen aan workflows

Het instellen van signaleringen wanneer een taak binnen een workflow afgerond is of moet worden, zorgt ervoor dat medewerkers op de hoogte blijven van de voortgang en dat de juiste mensen op het juiste moment ingezet worden. Deze signalen kunnen bijvoorbeeld herinneringen zijn voor het aanmaken van een taak of het aangeven van een naderende deadline.  

4. Evalueren en optimaliseren

Workflows staan nooit helemaal vast. Dit komt doordat er bijna altijd sprake is van onverwachte veranderingen binnen een organisatie. Zoals een aanpassing in werkwijze of veranderingen in het beleid. Hierdoor kan het zijn dat er (kleine) veranderingen in een workflow nodig zijn. Het is daarom verstandig om bijvoorbeeld ieder kwartaal met het team de workflows door te nemen en te toetsen. Vervolgens kunnen deze aan de hand van de evaluatie worden geoptimaliseerd.