Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Wanneer je (grote) veranderingen wilt doorvoeren in jouw organisatie, kun je al snel op weerstand stuiten. Daarom is het belangrijk om de hele organisatie actief betrekken bij veranderingen. Want alleen als je medewerkers meekrijgt, boek je succes. Hoe doe je dat dan? Hoe zorg je voor écht succesvol verandermanagement? Joris Henrotay is regiomanager België bij Infoland. Hij vertelt in dit artikel hoe je medewerkers met Zenya BOOST op een laagdrempelige manier kunt betrekken bij verandermanagement.
We leven in een snel veranderende wereld. Wellicht is de term ‘VUCA-wereld’ je niet geheel onbekend. “De meest succesvolle bedrijven en organisaties zetten in op innovatie en kunnen snel inspelen op veranderingen. Maar het is voor werknemers en directie wel een enorme uitdaging om met die veranderingen om te gaan”, vertelt Joris. Hij werkt inmiddels meer dan vijf jaar bij Infoland en spreekt dagelijks klanten over de uitdagingen die veranderingen met zich meebrengen. “Naast het feit dat je aan allerlei wetten en regels moet voldoen in de snel veranderende wereld, wil je ook je medewerkers meekrijgen en informeren op zo’n manier dat het allemaal behapbaar blijft.”
Je moet als bedrijf of organisatie accepteren dat er altijd veranderingen zullen plaatsvinden – de enige constante is verandering. De kans dat jouw goede idee van vandaag over tien jaar nog steeds werkt, is erg klein. Factoren zoals globale veranderingen, personeelsverloop en bewegingen op de markt dwingen je om altijd te blijven evolueren en te innoveren. Om dit te kunnen doen is het belangrijk dat je voldoende draagvlak creëert en zoveel mogelijk mensen in je organisatie meekrijgt bij die veranderingen – groot of klein. Want hoe meer mensen achter een verandering staan, hoe beter deze geïmplementeerd kan worden en succesvol zal zijn.
Laten we de definitie van verandermanagement er even bij pakken: “Verandermanagement is een vorm van management die zich bezighoudt met het veranderen van de structuur en/of werkwijze van een organisatie.” (Bron: Wikipedia). Goed verandermanagement is dan ook noodzakelijk in de VUCA-wereld van vandaag. Succesvol verandermanagement steunt op vier kernprincipes:
Joris: “Vooral voor die laatste stap is Zenya BOOST ontwikkeld. BOOST is een handige verandermanagement tool waarmee je actuele thema’s op de kaart zet en werknemers betrekt bij veranderingen. Stel: een groot productiebedrijf krijgt een aantal klachten binnen over verpakkingen die niet goed gesloten waren. Dan moet een deel van het productieproces aangepast worden. In zo’n situatie zijn er veel medewerkers die hierover geïnformeerd en op de hoogte gehouden moeten worden. Met Zenya BOOST kun je campagnes opzetten en voor meer draagvlak zorgen door context en begrip te creëren. Dit is veel efficiënter dan het ophangen van bijvoorbeeld losse posters, e-mails en Microsoft Teams-meetings.”
Er zijn verschillende modellen als het gaat om verandermanagement. Geen enkel model is natuurlijk perfect. “Vaak zie ik in de praktijk ook dat organisaties meerdere verandermanagement modellen combineren om veranderingen in goede banen te leiden. Eén van de modellen die we regelmatig terugzien, is het model van Knoster”, vertelt Joris. Het model van Knoster omvat vijf elementen:
Zonder duidelijke visie kun je geen plan van aanpak opstellen. De visie moet vertaald worden naar alle afdelingen en collega’s binnen je organisatie. In je visie leg je uit waarom een bepaalde verandering noodzakelijk is. Zo zullen medewerkers beter begrijpen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt.
Draagvlak is essentieel. Want als er niemand is binnen de organisatie die de verandering(en) begrijpt en wil omarmen, dan sluit je op weerstand. Begin bij een aantal stakeholders. Zij kunnen vervolgens andere medewerkers meenemen en uitleg geven over de verandering. Ook moet je zorgen dat er ruimte is voor feedback. Loopt er iets niet goed in het proces? Dan moet men er elkaar op kunnen aanspreken.
Breng structuur aan rondom de veranderingen. Wie voert welke taak uit? Wie is verantwoordelijk en bevoegd? Door op deze manier te werk te gaan en een helder plan te formuleren, zorg je voor duidelijkheid en weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht. Zo kunnen verschillende afdelingen en stakeholders de verandering gestructureerd doorvoeren.
Het gaat hier niet alleen om geld. Het model van Koster gaat uit van alle middelen die mensen nodig hebben om hun werk goed uit te kunnen voeren. Denk aan een fijne (hybride) werkplek, materialen, ondersteunende diensten zoals de IT- en marketingafdeling, enzovoort. Zijn deze middelen tijdens het verandertraject niet op orde? Dan kunnen je collega’s gefrustreerd worden en heeft de verandering minder kans van slagen.
Bij het laatste element gaat het om de skills van alle mensen in je organisatie. Het gaat om kennis én ervaring. Je wilt dat mensen erop vertrouwen dat zij ook na de verandering nog over de juiste competenties beschikken om hun werk goed te kunnen uitvoeren.
Wanneer je geen rekening houdt met alle vijf de elementen, zul je merken dat het lastiger is om resultaat te boeken. Medewerkers raken dan sneller gefrustreerd of zijn ongerust over de gevolgen van de verandering. Als één van de elementen ontbreekt, zo stelt het model van Knoster, dan vermindert de kans van slagen van het veranderingstraject.
Organisaties hebben vaak complexe structuren met verschillende afdelingen, locaties en type mensen op verschillende niveaus. Hoe krijg je die allemaal mee? Het stappenplan van bedrijfskundige John Kotter kan hierbij helpen.
De eerste drie fasen van het model creëren het juiste klimaat voor verandering – dit zie je eigenlijk ook terug in het model van Knoster met de vijf fasen. Stap 4 tot en met 6 van het model van Kotter verbinden de hele organisatie en betrekken ze bij het proces. De laatste twee stappen van het verandermodel richten zich op de implementatie en consolidatie van de verandering.
In dit artikel benoemden we al enkele modellen en fasen van verandermanagement. Joris benadrukt dat Zenya BOOST een grote rol kan spelen bij succesvol verandermanagement. Hij legt uit: “De module is tot stand gekomen door goed te luisteren naar de behoeften van onze klanten. Het gaat bij BOOST met name om het creëren van draagvlak en begrip. Als jouw collega’s snappen waarom een bepaald thema belangrijk is en wat er van ze wordt verwacht, zullen ze sneller geneigd zijn om mee te werken. Doordat medewerkers met de tool ook onderling de dialoog met elkaar aan kunnen gaan, laat je de kracht van de groep werken.”
Joris gaat verder: “Zenya BOOST is een mooie aanvulling op onze al bestaande kwaliteits- en risicomanagement software. Het richt zich meer op het menselijke aspect van ons softwarepakket. Je krijgt mensen mee in veranderingen en houdt ze scherp om bestaande en beproefde protocollen, werkwijzen en gedrag te (blijven) volgen.”
“Bij succesvol verandermanagent wil je, naast het feit dat je aan allerlei wetten en regels moet voldoen, vooral medewerkers meekrijgen en stap voor stap meenemen. Als jouw collega’s snappen waarom een bepaald thema belangrijk is en wat er van ze wordt verwacht, zullen ze sneller geneigd zijn om mee te werken.”
Joris Henrotay, Regiomanager Zenya België bij Infoland
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Lees er alles over op de Zenya BOOST pagina. Op deze pagina kun je ook een gratis demo aanvragen.
